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本記事では、月次決算の基本的な目的や実施のメリット、具体的な業務内容や流れ、業務をスムーズに進めるためのポイントなどを詳しく解説します。

年次決算との違いや、業務を行う際の注意点なども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

月次決算の目的、メリット

月次決算とは、毎月、その月の経営成績や財政状態を確定させる手続きのことです。

法律で義務付けられている年次決算とは異なり、月次決算は企業の任意で行われます。

しかし、多くの成長企業が月次決算を導入しているのには、明確な目的とメリットがあるからです。

月次決算の主な目的

月次決算の主な目的は、「リアルタイムで経営状況を把握すること」と「決算データを経営管理へ活用すること」です。

年に一度の年次決算だけでは、経営状況の変化を把握するまでに時間がかかりすぎ、問題が発生しても手遅れになってしまう可能性があります。

月次決算を行うことで、毎月の売上、費用、利益の状況や、資金繰りの状態を迅速に把握できます。

問題点を早期に発見し、迅速な対策を講じることが可能になります。

月次決算を実施するメリット

月次決算を行うと、企業経営において以下のようなメリットがあります。

• 迅速な経営判断：毎月の正確な業績データに基づいて、経営者はよりタイムリーで的確な経営判断を下すことができます。例えば、売上が計画を下回っていれば、すぐに原因を分析し、販売戦略を見直すといったアクションが可能になります。
• 業績予測の精度向上：月ごとの業績推移を把握することで、将来の業績予測の精度が高まります。予算と実績の比較分析（予実管理）も容易になり、目標達成に向けた軌道修正を早期に行えます。
• 資金繰り管理の強化：毎月のキャッシュフロー（現金の流れ）を把握できるため、資金ショートのリスクを事前に察知し、対策を講じることができます。金融機関からの融資交渉においても、月次の試算表は重要な資料となります。
• 年次決算業務の負担軽減：毎月決算作業を行うことで、年度末に一年分の作業が集中するのを防ぐことができます。日々の記帳の正確性も高まるため、年次決算の作業時間を大幅に短縮できます。
• 不正の早期発見：毎月帳簿を締め、残高を確認するプロセスは、不正な取引や計上ミスを早期に発見する機会となります。内部統制の強化にもつながります。

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月次決算の業務内容一覧

月次決算を構成する業務内容は多岐にわたります。

ここでは、主な業務内容を一覧でご紹介します。

• 現金・預金の残高確認：帳簿上の現金・預金残高と、実際の現金有高・銀行口座残高が一致しているかを確認します。
• 売掛金の残高確認と管理：得意先別の売掛金残高を確認し、入金予定と照合します。滞留している債権がないかをチェックし、必要に応じて督促の準備をします。
• 買掛金の残高確認と管理：仕入先別の買掛金残高を確認し、支払予定と照合します。支払漏れがないかなどをチェックします。
• 在庫（棚卸資産）の計上：月末時点での在庫の数量を確認し、その評価額を計算して計上します（実地棚卸を毎月行うのは困難なため、帳簿棚卸で計上することが多いです）。
• 仮払金・仮受金の精算：内容が未確定な仮勘定（仮払金、仮受金など）の内容を確認し、適切な勘定科目に振り替えます。
• 月次での費用計上：その月に発生した費用を正確に計上します。
  • 減価償却費の計上：固定資産の減価償却費を月割りで計上します。
  • 経過勘定の計上：まだ支払っていないが当月発生した費用（未払費用）や、既に支払ったが翌月以降に対応する費用（前払費用）などを計上します。例えば、月末締めの給与や、年払いの保険料などが該当します。
• 月次試算表の作成：すべての月次処理が完了した後、総勘定元帳の各勘定科目の残高を集計し、「月次試算表」を作成します。試算表の借方合計と貸方合計が一致しているかを確認します。
• 月次業績報告資料の作成：作成した月次試算表をもとに、経営陣向けの業績報告資料（月次損益計算書、月次貸借対照表、資金繰り表、予実対比表など）を作成します。

これらの業務を毎月、正確かつ迅速に行うことが月次決算の目的達成には不可欠です。

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月次決算業務の流れ、ステップ、スケジュール

月次決算をスムーズに進めるためには、あらかじめ業務の流れとスケジュールを明確にしておくことが重要です。

ここでは、一般的な月次決算業務のステップと、目安となるスケジュール（いつまでに何をすべきか）をご紹介します。

【月次決算の基本的な流れとスケジュール（例）】

（当月末日締めの場合）

ステップ1：データ収集・記帳（翌月1日～3営業日目頃）

目安期限：翌月3営業日目までを目安に、日々の記帳を完了させることが理想です。

• 当月分のすべての取引に関する証憑（請求書、領収書、納品書、通帳コピーなど）を収集します。
• すべての取引を会計ソフトへ入力（記帳）し、仕訳作業を完了させます。
• 現金・預金の実際残高と帳簿残高を照合します。

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ステップ2：残高確認・月次処理（翌月3営業日目～5営業日目頃）

目安期限：翌月5営業日目までを目安に、これらの月次特有の処理を完了させます。

• 売掛金、買掛金、在庫などの残高を確認します。
• 仮払金、仮受金の内容を確認し、精算（振替）仕訳を入力します。
• 減価償却費や、未払費用・前払費用などの経過勘定に関する月次仕訳を入力します。

ステップ3：試算表の作成とチェック（翌月5営業日目～7営業日目頃）

目安期限：翌月7営業日目までを目安に、試算表の数値を確定させます。

• すべての仕訳入力が完了したら、「月次試算表」を作成します。
• 試算表の借方合計と貸方合計が一致しているかを確認します。
• 各勘定科目の残高に異常な数値がないか、前月比較や予算比較などを行い、内容をチェックします。問題があれば原因を調査し、修正します。

ステップ4：月次報告資料の作成と報告会（翌月7営業日目～10営業日目頃）

目安期限：翌月10営業日目までを目安に、経営報告を完了させることが、迅速な意思決定のためには望ましいです。

• 確定した試算表をもとに、経営陣向けの月次業績報告資料（月次損益計算書、月次貸借対照表、資金繰り表、予実対比表など）を作成します。
• 作成した資料をもとに、経営陣へ業績を報告し、課題や今後の対策について議論します。

上記のスケジュールはあくまで一例です。

企業の規模や業種、経理体制によって最適なスケジュールは異なります。

重要なのは、自社に合った無理のないスケジュールを定め、それを毎月継続することです。

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月次決算と年次決算の違い

月次決算と年次決算は、どちらも企業の財務状況をまとめるという点では共通していますが、その目的や法的な位置づけには大きな違いがあります。

月次決算は、あくまで社内向けの「経営管理ツール」としての性格が強いのに対し、年次決算は、法律に基づいて作成・提出が義務付けられた「公式な報告書」としての性格が強いという違いがあります。

しかし、毎月精度の高い月次決算を行っていれば、年次決算の作業は、その12ヶ月分の積み重ねを最終的にまとめる作業となるため、負担を大幅に軽減することができます。

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月次決算の業務内容をスムーズに消化するポイント

月次決算を毎月遅滞なく、正確に行うためには、いくつかのポイントがあります。

1. 日々の記帳業務の早期化・正確化

月次決算の基礎となるのは、日々の取引記録です。

領収書や請求書を溜めこまず、発生したらすぐに会計ソフトへ入力する習慣をつけることが重要です。

日々の記帳が遅れると、月末月初に作業が集中し、月次決算の遅延に直結します。

また、日々の入力段階で勘定科目などを正確に処理しておくことが、後々の修正の手間を減らします。

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2. 業務の標準化とマニュアル化

月次決算の各業務プロセス（データの収集方法、仕訳のルール、チェックの手順など）を明確に定義し、マニュアル化します。

業務を標準化することで、担当者が変わっても同じ品質で業務を遂行できるようになり、属人化を防ぎます。

作業手順が明確になることで、ミスの防止にもつながります。

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3. 会計ソフト・ITツールの活用

クラウド会計ソフトや経費精算システム、請求書発行システムなどを活用することで、月次決算業務を大幅に効率化できます。

銀行明細の自動取り込み、仕訳の自動提案、減価償却費の自動計算といった機能を活用すれば、手作業による入力の手間とミスを削減できます。

月次試算表や各種レポートも、ボタン一つで出力できます。

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4. チェック体制の構築

作成した試算表や報告資料は、必ず複数人でのチェック（ダブルチェック）を行う体制を構築します。

前月比較、予算比較、過去の同月比較など、多角的な視点から数値の異常値や不整合がないかを確認します。

セルフチェックだけでなく、上長や別の担当者によるチェックを入れることで、ミスの見落としを防ぎます。

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5. 関係部署との連携強化

月次決算を早期に締めるためには、経理部門だけでなく、営業部門や購買部門など、関連部署からの迅速な情報提供が不可欠です。

請求書や納品書、経費精算の提出期限を明確に定め、社内全体でその期限を守る意識を醸成することが重要です。

6. アウトソーシングの検討

社内のリソースだけで月次決算体制を構築・維持するのが難しい場合は、記帳代行や月次決算業務そのものを、税理士事務所や経理代行会社にアウトソーシングすることも有効な選択肢です。

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月次決算業務を行う際の注意点

月次決算を効果的に運用するためには、いくつか注意すべき点があります。

1. 早期化と正確性のバランスを取る

月次決算は、経営状況をタイムリーに把握するために、できるだけ早く締めたいという要求があります。

しかし、スピードを重視するあまり、チェックが疎かになり、データの正確性が損なわれては意味がありません。

自社の状況に合わせて、早期化と正確性のバランスが取れた、無理のないスケジュールを設定することが重要です。

2. 継続して実施する

月次決算は、一度行ったら終わりではなく、毎月継続して行うことに意味があります。

継続することで、業績の推移や季節変動などを把握でき、より精度の高い分析や予測が可能になります。

繁忙期などを理由に中断してしまうと、その効果は半減してしまいます。

継続可能な業務フローを構築することが重要です。

3. 書類作成を目的にしない

月次決算は、試算表や報告書を作成すること自体が目的ではありません。

作成したデータを経営陣が読み解き、経営判断や改善活動に「活用」して初めて意味を持ちます。

単なる数字の報告に終わらせず、その数字が示す意味を分析し、具体的なアクションにつなげるための議論を行う場（経営会議など）を設けることが重要です。

レポートの読み方を学ぶことも大切です。

4. 会計ルールをきちんと適用させる

月次決算で採用する会計処理の方法（減価償却の方法、費用の按分基準など）は、毎月一貫して同じルールを適用する必要があります。

月によって処理方法が変わってしまうと、期間比較ができなくなり、データの信頼性が損なわれます。

会計ルールを明確に定め、それを遵守することが重要です。

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まとめ

本記事では、月次決算の業務内容について、目的や具体的な流れ、効率化のポイントなどを紹介しました。

月次決算は法律で義務付けられているわけではありませんが、企業の経営状況をリアルタイムで把握し、迅速な意思決定を行う上で有効です。

自社の月次決算における現状や課題を把握し、適切な改善を図ることをおすすめします。