正社員2人分の業務時間が削減され、経営者が “本来の仕事” に集中できる環境へ。代表が語るバックオフィス改革について

迫り来る業務過多の波。紙文化からの脱却が急務だった

タクシタ導入前は、どのような課題を抱えていらっしゃったのでしょうか？

齋藤様： 喫緊の一番の課題は「人手不足」でした。それは総務・経理を担当していた役員と社員が、ちょうど同じタイミングで退職してしまったことに起因しています。業務量が増えていた時期だったこともあり、社内は一気に手が回らない状況になりました。

それは大変な状況でしたね。具体的には、どのような業務に支障が出ていたのでしょうか？

齋藤様： 当時はまだ、有給管理やタイムカードの集計といった業務をすべて別々のシステムで対応していました。さすがにこれでは業務が回らないと思い、業務効率化のために給与・勤怠・会計を同一のシステムを導入しました。しかし、今度はそれを使いこなせる人間がいない…という新たな壁にぶつかりました。早急にこの状況を解決しなければならないという強い危機感を抱いていました。

求めたのは単なる業務効率ではない。未来を見据えて伴走してくれるパートナー

そのような状況から、どのようにして解決策を探し始められたのですか？

齋藤様： まずは、導入したソフトへの切り替えからしっかりとサポートしていただける外部の業者さんを探し始めました。そんな中、SNSを見ていたら偶然、タクシタの広告が目に留まり「まずは話だけでも聞いてみよう」と思い、すぐに問い合わせをしました。

他のサービスと比較検討はされましたか？

齋藤様： いえ、今回は特に比較はしませんでした。ただ、委託先の会社の規模感と信頼感については、少し気にしていました。万が一、委託先が急に事業を撤退するようなことがあると、また一から探し直しになってしまうためです。その点で上場企業であり、今後の会社としての中核となるBPaaSサービスであるということを伺った上での安心感がありました。

最終的に導入を決定された決め手は何だったのでしょうか？

齋藤様： 決め手は大きく二つあります。一つは、商談の際に「仕事の手順書やマニュアルも、弊社で作成します」とご提案いただいたことです。将来的には再び内製化することも視野に入れていたので、業務の属人化を防ぎ、ノウハウを会社に残せるこのご提案は非常に魅力的でした。もう一つは、サービスの自由度が高かったことです。弊社の状況に合わせて柔軟に対応していただけるという要素も決め手の一つでした。

とはいえ、大切な業務を外部に委託する上で、何かご懸念はありませんでしたか？

齋藤様： やはり一番は業務を行っていただく「人」との相性や関係値でした。特定の担当クルーさんとチームを組んで進めていくわけですから、信頼関係をしっかりと築けるだろうかという点は少し気になっていました。また、どこからどこまでの業務を、どのような方にお願いできるのかという、具体的な部分についても最初は少し不安に感じていました。

削減できたのはコストだけではない。経営者の“心理的負担”という見えないコスト

そのご懸念は、導入後に解消されましたか。実際に導入されてみて、現在どのように活用されていますか？

齋藤様： 導入前にあった懸念点は解消されています。今では給与計算に関する業務を全面的にお願いしています。毎月発生するイレギュラーな手当の計算から、最終的なダブルチェックまで安心してお任せできています。

他にも、取引先からメールで届く請求書をそのままクルーさんに転送するだけで、会計ソフトへの入力から仕訳まで全て対応していただけるので、業務が劇的に効率化されたと実感しています。

具体的に削減できた時間でいうとどれくらいのインパクトがありましたか？

齋藤様： 感覚値ですが、正社員2人分の業務量は削減できていると感じています。ただ、時間や人件費以上に自身として価値を感じているのは、私の「心理的ストレス」がなくなったことです。特に、すでに業務過多になっている社内の担当者に対して、急ぎの業務を依頼するのが心理的なストレスになっていたこともありました。

しかし、業務を外部パートナーにお任せすることで、その部分は解消できました。また、私自身は売上や利益に直結するような業務に専念できています。この価値が、何よりも大きいと思っています。

クルーの対応で、特に印象に残っているエピソードがあれば教えてください。

齋藤様： 直接的なエピソードとは少し異なりますが、クルーさんの専門性の高さにはいつも助けられています。例えば、健康保険料の計算のような、複雑で絶対に間違えられない作業のチェックを安心してお願いできていて、本当に心強いと感じます。そのうえ、レスポンスも非常に速く的確なので非常に助かっています。

今後の展望と、導入を迷っている方へのメッセージ

今後、タクシタに期待することをお聞かせください。

齋藤様： 大前提として、現状のサービスには心から満足しています。その上で、もしさらに期待することを挙げるなら、現状の業務フローの中から「もっとこうすれば効率化できますよ」といった、プロの視点からの改善提案をいただけると嬉しいです。定例で業務改善に関する打ち合わせの機会などを設けて、業務を見直すサイクルが作れるとさらに素晴らしい体制になると思います。

ありがとうございます。最後に人手不足や業務効率化に悩んでいる経営者の方へメッセージをお願いします。

齋藤様： もし今、社内の限られたリソースだけで業務を回していて、限界を感じていらっしゃるなら、一度試してみることを強くおすすめします。実際にクルーさんと壁打ちをするだけでも、自社の業務課題が整理されます。

また、専門知識と人手がないと難しいITツールの導入から丁寧に支援していただけるのも非常に心強いです。なにより、初期費用がかからず契約期間3ヶ月という短期間から始められるので試さない理由がないと個人的には感じています。