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事務作業をAIで効率化したいが、何から始めればいいか迷っていませんか？

累計2,000社以上をサポートしてきたタクシタ運営チームが、事務業務のご相談で実際に聞かれる内容をまとめました。

事務職が担う業務を洗い出し、AIで代替できるもの・部分的にできるもの・人が担うものの3段階に分類しています。

分類にあたっては、ツールの機能紹介ではなく業務単位で見ています。「AIで効率化できる」と言われても、自分のどの作業が減るのかが分からなければ判断できないためです。

「AIを使いたいが何に使えるか分からない」「一部の作業は楽になったが全体の負担が変わらない」「上司にAI導入を提案したい」「結局手作業が残っている」——どの状況にも当てはめられるよう、業務ごとの適性を整理しました。

なおタクシタではどの業務を自動化し、どの業務を人に任せるべきかの仕分けを無料でご提供可能です。

AIで代替しきれない業務そのものを引き受けられるため、仕分けの後の受け皿としてもお使いください。

事務作業をAI適性で3つに分ける

「AIで事務作業が効率化できる」という話はよく聞きますが、自分のどの作業が減るのかが分からないという状態で止まっているケースは少なくありません。

そこで事務職が担う業務を洗い出し、AIとの相性で3段階に分類します。

重要なのはCをどうするかです。

AとBを自動化しても、Cが残っていれば負担は完全にはなくなりません。

どの業務から着手するかは「頻度×工数」で決める

Aに分類された業務がすべて同じ優先度というわけではありません。

発生頻度と1回あたりの工数を掛け合わせると、着手すべき順番が見えてきます。

年に数回しか発生しない業務は、自動化しても効果を実感するまでに時間がかかります。

まず毎日または毎週発生する業務から着手してください。

【業務別】事務作業のAI適性一覧

事務職が日常的に担う業務を、区分ごとに整理します。

A：AIで代替できる業務

この区分に共通するのは「正解が1つに決まる」という点です。

▷AI業務効率化の事例｜中小企業が着手できる取り組みとツールの選び方

読み取った金額が合っているかは原本と照合すれば分かりますし、転記先が正しいかも確認できます。

件数が多いほど効果が出るため、まずこの区分から着手してください。

B：部分的に代替できる業務

この区分は下書きまでをAIが担うという形になります。

ゼロから作るより速くなりますが、確認する工程は必ず残ります。

「AIに任せれば終わり」ではなく、「たたき台を作らせて仕上げる」という使い方が現実的です。

C：人が担う業務

経理領域に絞った内容は経理AIでできること・できないことで解説しています。

この区分がAI導入後も残る業務です。

特に電話対応・来客対応・郵便物の処理といった「その場にいないとできない作業」は、ツールでは解決できません。

事務作業のAI活用事例8選

「AIで効率化できる」と言われても、実際の作業がどう変わるのかが見えないと着手できません。

ここでは着手しやすい8つの業務について、具体的な進め方を紹介します。

最初の3つはやる前とやった後の作業の流れを比較し、残りの5つは要点を簡潔にまとめました。

いずれもツールの新規契約なしで試せる内容です。

事例1：会議の議事録を作る

指示の例は次のとおりです。

ポイントは「要確認」と書かせる指示です。

AIが推測で埋めた箇所が分かるため、確認すべき点が明確になります。

事例2：毎月の集計作業をなくす

この方法の利点は、ツールを契約せずに、作業そのものをなくせることです。

AIに毎回やらせるのではなく、AIに仕組みを作らせて自動化するという考え方になります。

事例3：問い合わせへの回答を早くする

ここでも根拠となる条項を示させる指示が重要です。

規程に記載がない場合は「記載がないため確認が必要」と答えるよう指定しておくと、誤った回答に気づけます。

事例4：メールの文面を作る

取引先への連絡や社内への案内文を、用件を伝えるだけで下書きが作れます。

ゼロから書くより速く、定型的な文面ほど効果が出ます。

状況と関係性を伝えるほど、修正の手間が減ります。

事例5：資料・提案書の下書きを作る

構成案から本文まで、たたき台を作らせる使い方です。

白紙から考える時間がなくなるため、作成時間の短縮効果が大きい業務です。

数値や固有名詞は事実確認が必要なため、AIに埋めさせず自分で入れてください。

事例6：請求書・領収書を読み取る

紙やPDFから日付・金額・取引先名を自動でデータ化します。

この事例だけはAI-OCRの機能が必要ですが、会計ソフトに含まれている場合があります。

新規契約の前に、契約中のソフトのプランに機能が入っていないかを確認してください。

手書きや印字の薄い帳票は精度が落ちるため、読み取り後の確認は残ります。

事例7：問い合わせメールを振り分ける

受信したメールを内容別に分類し、担当者へ割り振る作業です。

件数が多いほど効果が出ます。

分類の基準を先に決めておくことが前提です。

事例8：業務マニュアルを作る

頭の中にある手順を言語化し、文書の形に整える使い方です。

属人化した業務を可視化する第一歩として有効です。

抜けを指摘させる指示を入れると、自分では気づかない前提が見つかります。

8つの事例に共通すること

いずれもAIに作業をすべて任せてはいません。

下書きや仕組みをAIが作り、確認と判断は人が行うという分担です。

また事例6を除く7つはツールの新規契約が不要で、対話型AIの無料プランがあれば試せます。

まずこの範囲で効果を確かめてから、有料ツールを検討してください。

AIを入れても負担が減らない理由

Aの業務を自動化したのに、思ったほど楽にならなかったという声は少なくありません。

原因は3つあります。

理由1：Cの業務が残っている

データ入力や集計を自動化しても、電話対応や郵便物の処理、社内調整は残ります。

事務職の負担は「作業の量」だけでなく「中断される回数」でも決まります。

集中して進めたい作業の途中で電話が鳴り、来客があり、質問が飛んでくる。

この構造が変わらない限り、体感的な負担は減りません。

理由2：確認する工程が増えた

Bの業務では、AIの出力を確認する作業が新たに発生します。

下書きの質が低ければ、修正に時間がかかり、自分で書いたほうが速いという状態になります。

プロンプトの書き方や指示の具体性で結果が変わるため、慣れるまでの期間も必要です。

【失敗例】よくある3つのつまずき方

3つともツールの問題ではなく、始め方の問題です。

理由3：紙とデジタルが並行している

一部の取引先だけが電子化されている、紙で届いたものをスキャンしてから読み取らせている。

こうした状態では従来の手順と新しい手順が二重に走ります。

kubellが従業員10〜299名の中小企業に勤める1,093名を対象に実施した調査でも、次のような声が挙がっています（株式会社kubell「2025年12月 中小企業のデジタル化に関するアンケート調査」）。

• 移行するにあたって、PDF化したりして逆に手間が掛かっている（製造業）
• 今まで紙が基本になっていたのがデジタル移行によって並行してやらなければならないので手間がかかる（サービス業）
• デジタルツールを導入しても一部の人の負担が増えるだけで放置される（小売・卸売業・商社）

同調査では、日常業務の多くを口頭・メール・紙で行っている企業が46.0%を占めています。

理由4：うまくいかない原因が分からない

試してみたが精度が出ない、思ったほど時間が減らない。

このとき何を直せばよいかが分からず、そこで止まるケースが少なくありません。

読み取り精度が低いのは帳票の書式が原因なのか、設定の問題なのか。

回答がずれるのは指示の書き方なのか、参照させたデータが不足しているのか。

原因の切り分けには一定の知識が必要で、兼任担当者が独学で判断するのは簡単ではありません。

1,093名調査の自由回答にも「デジタル化に詳しい人材がいないので、何から手をつけていいか分からない」（小売・卸売業・商社）という声が挙がっています。

どのくらいの効果とコストを見込むか

導入を判断するには、削減できる時間と費用の見当が必要です。

ただし公表されている削減率はあくまで参考値であり、自社で同じ結果が出るとは限りません。

効果の見積もり方

他社の削減率をそのまま当てはめるのではなく、自社の数字で試算してください。

3番目を忘れると、実態より効果を大きく見積もることになります。

AIが処理した内容を確認する時間は必ず残ります。

コストは月額だけで見ない

ツールの月額料金以外に、次の費用が発生します。

• 初期設定にかかる時間：ルールの整理、マスタの登録、テスト運用
• 教育にかかる時間：使う人への説明、手順書の作成
• 運用にかかる時間：誤りの修正、ルールの見直し、質問への対応

この3つは人件費として計算に入れる必要があります。

1,093名調査でも、デジタル化に着手するうえでの課題として「従業員に使い方を教育し、利用を定着させることが難しい」が複数の業種で上位に挙げられました。

月額数万円のツールでも、設定と教育に何十時間もかかれば、その分が実質的なコストになります。

まず無料の範囲で効果を測る

有料契約の前に確認できることがあります。

• 契約中の会計ソフトやMicrosoft 365にAI機能が含まれていないか
• 対話型AIの無料プランで代替できないか
• 無料トライアルで自社の帳票を実際に処理できるか

効果が確認できてから予算を検討するほうが、稟議も通しやすくなります。

AIで代替できない業務をどうするか

Cの業務は自動化できませんが、自分でやるしかないわけではありません。

選択肢を整理します。

まず「なくせないか」を検討する

効率化を考える前に、その業務が本当に必要かを問い直すほうが効果は大きくなります。

誰も見ていない日報、形式的な承認、紙で保管しているが検索したことのない書類。

慣習で続いている作業は、事務職の時間を確実に奪っています。

オンラインで完結する業務は外に出せる

Cに分類した業務のうち、その場にいなくてもできるものは外部に委託できます。

取引先とのメールのやり取り、資料の確認と修正、スケジュールの調整、問い合わせへの一次回答などが該当します。

逆に電話の受電、来客対応、郵便物の物理的な処理は、社内に人がいる必要があります。

「AIで代替できるか」ではなく「その場にいる必要があるか」で分けると、外に出せる業務が見えてきます。

▷事務代行おすすめ14選｜依頼できる業務と料金相場を徹底比較

事務職がAIを使い始める手順

ステップ1：1週間だけ作業を記録する

まず自分がどの業務に何分使っているかを書き出します。

業務名、所要時間、発生頻度、そしてA・B・Cのどれに当たるかをメモしてください。

「なんとなく忙しい」を「何にどれだけ時間を使っているか」に変えることが出発点です。

ステップ2：Aの業務から1つ選ぶ

記録したもののうち、Aに分類され、件数が多い業務を1つ選びます。

いきなり複数を変えると、何が効いたのか分からなくなります。

ステップ3：無料で試せる方法から始める

有料ツールを契約する前に、次の3つを確認してください。

• 契約中のソフトにAI機能がないか：会計ソフトやMicrosoft 365には既に含まれている場合があります
• 対話型AIの無料プランで試せないか：Excelの関数相談や文章の下書きは今日から試せます
• 無料トライアルがあるか：自社の帳票で実際に精度を確認できます

自社の実データで試してから予算を検討してください。

公表されている精度は特定の条件下のもので、自社の帳票で同じ結果が出るとは限りません。

ステップ4：上司に提案する材料を揃える

導入に予算が必要な場合は、稟議のための材料が要ります。

ステップ1で記録した現状の所要時間と、試用で分かった削減できそうな時間を並べてください。

「楽になる」ではなく「月◯時間が◯時間になる」と示せると、判断してもらいやすくなります。

【自社調査】事務職が置かれている状況

負担を感じているのは、あなただけではありません。

kubellパートナーの調査では、業務分担の状況として「特定の1〜2人に集中していて、その人がいないと業務が止まる」が35.6%、「自身（または経営層・管理職）が1人で実務を抱えている」が19.8%となり、合わせて55.4%が特定少数への依存状態にありました（採用難による人手不足と業務逼迫の実態調査／n=509）。

また、人手不足への現状の対応は「今いるメンバーの残業や兼務でカバーしている」が50.1%で最多でした。

別の調査では、特定のバックオフィス担当者が突然退職・休職した場合に82.5%の企業が何らかの支障を見込んでいます（バックオフィス業務の効率化に関する実態調査／n=115）。

つまり半数以上の企業で、事務業務が特定の人に集中しているということです。

AIで作業を減らすことは有効ですが、それだけではこの構造は変わりません。

▷属人化のデメリットを徹底解説

ツールの運用ごと任せられる「タクシタ」

タクシタは、経理・労務・総務・営業事務といった業務の実務に加え、クラウドツールの導入・設定から日々の運用までを引き受けるサービスです。

料金は実働10時間・月額38,000円〜（12カ月プラン）で、使わなかった時間は翌月へ繰り越せます。

AIで代替できない業務も引き受けられる

Cに分類した業務のうち、オンラインで完結するものは委託できます。

取引先とのメール対応、資料の確認と修正、スケジュール調整、問い合わせへの一次回答などが該当します。

あわせてAとBの業務も任せられるため、仕分けの後の受け皿としてまとめて依頼できます。

ツールを使いこなす人材を置かなくてよい

タクシタはSaaSやAIの活用を前提とした業務設計を行います。

ツールの選定や設定、運用中の修正も含めて対応するため、自社にIT担当を置く必要がありません。

マニュアル不要で最短5日から

経験豊富なスタッフが業務整理を代行するため、手順書の準備は不要です。

業務が整理されていない状態からでも着手できます。

直接雇用のチーム制・ISMS認証取得

採用率0.5%の選考を通過したスタッフが対応し、全員が直接雇用のチーム制で再委託は行いません。

ISMS認証を取得した管理体制で、機密性の高い情報も安全に取り扱います。

運営元は、東証グロース市場に上場するkubellグループの株式会社kubellパートナーです。

導入事例

株式会社Cielo Express 様：兼任していた事務作業の時間をゼロに

株式会社Cielo Express様では社長自身がバックオフィス業務を兼任し、月80時間を費やしていました。

タクシタの導入により、締め日ごとの作業から解放され、本業に専念できる環境を獲得しました。

詳しい事例はこちら

大村製本株式会社 様：紙ベースの作業をデジタル化し属人化を解消

大村製本株式会社様は紙ベースの煩雑な事務作業が特定の担当者に属人化しており、高い退職リスクを抱えていました。

業務のデジタル化と標準化を推進したことで属人化を解消し、正社員約2名分に相当する業務量の削減を実現しました。

詳しい事例はこちら

事務作業のAI活用に関するまとめ

事務作業は、AIで代替できるもの・部分的にできるもの・人が担うものの3つに分かれます。

まずAの業務（手順が決まっていて正解が1つに決まるもの）から着手すると効果が出ます。

Bの業務はAIに下書きを作らせて人が仕上げる形になり、確認の工程は残ります。

そしてCの業務はツールでは解決できません。

ここで重要なのが、Cを「自分でやるしかない」と決めつけないことです。

なくせないか、他の人に振れないか、外に出せないか。

「AIで代替できるか」ではなく「その場にいる必要があるか」で分けると、選択肢が広がります。

まずは1週間だけ作業を記録し、A・B・Cに仕分けるところから始めてください。

事務のAI活用に関するよくある質問