お役立ちコラムArticles

「あの人がいないと、今日の支払いが進まない」「この資料がどこにあるか分からない」。

こうした事務現場の属人化は、企業の生産性を著しく低下させます。

事務の属人化は単なる効率の問題ではなく、担当者の離職や休職、さらには監査対応時のリスクに直結する経営課題です。

本記事では、最新の法規制（電子帳簿保存法・インボイス制度）への対応も含め、圧倒的に「使いやすい」事務マニュアルの作り方を徹底解説します。

そのまま埋めて使える項目表も用意しました。

事務マニュアルと一般的な業務マニュアルの違い

事務マニュアルを作成する際、一般的な営業マニュアルや製造現場のルールと同じ感覚で取り組むと失敗する可能性があります。

それは事務職には、特有の「業務の性質」があるからです。

ルーティン業務と名前がついていない業務の多さ

事務職の業務は決まった手順を繰り返す「ルーティン業務」が中心ですが、その実態は言語化されにくい名前がついていない業務の積み重ねです。

kubellパートナーの調査では、バックオフィス業務の課題として「属人化による業務のブラックボックス化」を挙げた企業が59.1%にのぼりました（バックオフィス業務の効率化に関する実態調査／n=115・複数回答）。

さらに、特定のバックオフィス担当者が突然退職・休職した場合には82.5%の企業が何らかの支障を見込んでいます（同調査／n=115）。

事務マニュアルから漏れがちな「名もなき業務」には、以下のようなものが含まれます。

• 判断を伴う取次：不在時の電話やメールを受け、内容の緊急性や重要度から「誰に・いつ」回すべきかを判断する作業
• 動線の微調整：来客対応時に、会議室の空き状況や社内動線を考慮して案内を最適化する作業
• 例外の検知：郵便物や請求書の仕分けにおいて、宛先不備や支払い期限の迫った案件を直感的に見分ける作業
• 不備の差し戻し：経費精算などで、領収書の不足や税区分（インボイス対応）の誤りを見極め、適切に差し戻しを行う判断

これらの「細かい判断軸」までを網羅して初めて、誰でも代行できるマニュアルとなります。

逆に言えば、手順だけを書いたマニュアルでは属人化は解消しません。

基本の手順は「わかりやすい業務マニュアルの作り方」を参照

マニュアル作成の標準的なステップ（現状把握、構成案作成、執筆、運用）といった普遍的なノウハウについては、当サイトの別記事「わかりやすい業務マニュアルの作り方」で詳しく解説しています。

まずはそちらで基礎を固めた上で、本記事で紹介する事務特有の「急所」を肉付けしていくのが最短ルートです。

【徹底比較】事務マニュアルの4つの作成手段とメリット・デメリット

事務マニュアルを作成する際、どのツールや手法を選ぶかは「更新のしやすさ」と「現場での定着率」に直結します。

主要な4つの手段についてそれぞれのメリットとデメリットを比較します。

手段1：Excel・Wordで自作する

最も馴染みがあり、多くの企業で最初に採用される方法です。

• メリット：追加のシステム導入コストがゼロです。また、多くの社員が基本操作を習得しているため、作成へのハードルが極めて低い点が魅力です
• デメリット：共有フォルダ内でファイルが散乱しやすく、「どれが最新版かわからない」という先祖返りが発生しやすくなります
• 事務実務での注意点：複雑な条件分岐が多い事務作業を、テキストと少数の画像だけで説明しようとすると、マニュアルが長大化します。結果的に「文字ばかりで読まれないマニュアル」になるリスクが高まります

手段2：動画・画面キャプチャで自作する

実際のシステム操作画面や手元の作業を録画し、視覚的に手順を伝える手法です。

• メリット：文字だけでは伝わりにくいシステム操作や、微妙なニュアンスを直感的に共有できます。動画マニュアルの利用者を対象とした調査では、約7割が「文字より理解が進む」と回答しています（出典：スタディスト「動画マニュアル実態調査」）
• デメリット：システムのUI（画面デザイン）が変更されたり、手順が一部変わったりした際、動画の再撮影・再編集が必要になり、メンテナンス工数が膨大になります
• 成功のコツ：「1つの業務工程につき1つの短い動画」へと細分化し、必ずテロップ（字幕）を付けることで、後から検索・更新しやすくするのが現在の主流です

手段3：専用の「マニュアル作成ツール」を導入する

クラウドベースの専用システムを導入し、統一フォーマットに沿って作成・管理を効率化する方法です。

• メリット：生成AIを搭載したツールが実務に浸透しています。スマートフォンの動画からAIが音声をテキスト化し、手順ごとに自動分割する機能により、作成作業を大幅に短縮できる事例も報告されています
• デメリット：初期費用や月額のランニングコスト（数万円〜）が継続的に発生します。また、ツール自体の操作を覚えるための学習コストもかかります

ただし、AIが自動生成できるのは画面上の操作手順が中心です。

前述した「名もなき業務」の判断軸や例外処理は、担当者から聞き出して言語化する工程が別途必要になります。

ツールを入れれば作成が終わるわけではない、という点は押さえておいてください。

手段4：「マニュアル作成代行」のプロに依頼する

タクシタのようなオンラインアシスタントやマニュアル制作代行に、現状分析から作成・運用設計までを外部委託する方法です。

• メリット：第三者の専門家がヒアリングを行うことで、担当者自身が無意識に行っている「名もなき業務」を客観的に洗い出し、言語化できます。通常業務を一切圧迫せずに、高品質なマニュアルを構築できます
• 費用相場：簡易な手順書1本で数万円〜十数万円、複数部署をまたぐ業務標準化プロジェクトであれば数十万円〜が目安です
• あわせて実務も委託できる：マニュアルを作るだけでなく、その業務自体を継続して任せる形にすれば、そもそもマニュアルを社内で維持する必要がなくなります

4つの手段の比較まとめ

【意思決定マトリクス】自社に最適な作成方法はどれ？

4つの手段のうちどれを選ぶべきか迷った場合は、自社の「予算」と「社内リソース（稼働時間・人員）」を軸に検討するのが鉄則です。

以下のマトリクスから自社の現在地を確認してください。

• 【予算：低 × リソース：余裕あり】▶ Excel・Word・動画で自作：まずはコストをかけず、自社の力で小さく始めたい企業向け。ただし、ファイル命名規則など更新ルールの徹底が必須です
• 【予算：低 × リソース：余裕なし】▶ マニュアル作成ツール（AI活用）：限られた人数で効率よく作成・管理したい企業向け。AIの力でマニュアル作成の工数を圧縮します
• 【予算：高 × リソース：余裕あり】▶ ツール導入 ＋ プロのコンサルティング：全社的なDX推進の一環として、最適なツール選定と運用ルールをプロと共同で構築したい企業向け
• 【予算：高 × リソース：余裕なし】▶ マニュアル作成代行（BPO）に委託：「とにかく時間がない」「属人化のブラックボックスを今すぐ解消したい」という企業向け。プロに一任することで、社員は利益を生むコア業務に集中できます

【テンプレート】事務マニュアルに必ず入れる項目

ここからは、そのまま埋めて使える項目を提示します。

ExcelでもWordでも、以下の項目を列（または見出し）にして、業務ごとに1シートずつ作成してください。

事務マニュアルの必須項目

この15項目のうち、特に抜けやすいのが「判断基準」「例外処理」「よくあるミス」の3つです。

この3項目が抜けたマニュアルは、結局「担当者本人に聞かないと進まない」状態のままになります。

電帳法に対応したファイル命名規則の作り方

電子帳簿保存法では、宥恕措置が2023年12月末で終了し、2024年1月1日から電子取引データの電子保存が義務化されています。

保存したデータは取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態にしておく必要があるため、ファイル名にこの3要素を含めるのが実務上もっとも簡単な対応です。

要件の詳細や猶予措置の適用条件は、国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトで確認してください。

なお個別の判断については税理士にご確認ください。

例外処理の書き方（記載例）

例外処理は「起きうる事象」と「そのときどうするか」をセットで書くのがコツです。

作成にかかる工数の目安

ここまでの項目を見て、想像より多いと感じた方も多いのではないでしょうか。

実際にどれくらいの工数がかかるのか、試算してみます。

1業務あたりの作成時間

15項目を埋め、画面キャプチャを撮って赤枠を入れ、担当者に確認してもらうまでを含めると、1業務あたり2〜4時間程度が現実的な目安です。

判断基準や例外処理を洗い出す作業は、担当者へのヒアリングが必要になるため、ここに最も時間がかかります。

事務業務は棚卸しすると数十種類になる

問題は業務の数です。

請求書発行、入金確認、経費精算、備品発注、勤怠集計、来客対応、郵便物の仕分け、書類のファイリング、各種申請の受付といった具合に、事務業務を棚卸しすると数十種類に及ぶことが珍しくありません。

仮に30種類の業務があり、1業務あたり3時間かかるとすると、合計90時間という試算になります。

1日2時間ずつ作業しても、完成までに2か月以上かかる計算です。

しかもこれは通常業務を止めずに並行して進める前提なので、実際にはさらに長期化します。

「作れない」のではなく「作る時間がない」

マニュアルが整備されない理由は、作り方がわからないからではありません。

日々の実務を回しながら90時間を確保することが、現実的に難しいからです。

自社調査でも、人手不足への現状の対応として「今いるメンバーの残業や兼務でカバーしている」が50.1%で最多、「特に対策できていない」が20.2%という結果でした（採用難による人手不足と業務逼迫の実態調査／n=509・複数回答）。

すでに残業でしのいでいる状態の担当者に「マニュアルも作って」と指示を出せば、負担が増えるだけです。

この場合は、作成そのものを外部に任せるか、業務ごと委託してマニュアルを社内で維持する必要をなくすほうが現実的です。

自社リソースが不足している場合は「マニュアル作成代行」も選択肢に

テンプレートを活用して自作するのも一つの手ですが、「そもそもマニュアルを作る時間がない」「どこから手をつければいいか分からない」という場合は、外部のマニュアル作成代行（BPO）を活用するのも有力な選択肢です。

第三者の視点が入ることで、事務特有の「名もなき業務」を客観的に洗い出せる

マニュアル作成で最も難しいのは、担当者が無意識に行っている「名もなき業務」を言語化することです。

長年その業務を行っている本人ほど、何が重要で、どこで初心者がつまずくのかが見えなくなっています。

オンラインBPOなどの専門業者がヒアリングに入ることで、この「ブラックボックス」を客観的に解きほぐすことができます。

また自社調査では、業務分担の状況として「特定の1〜2人に集中していて、その人がいないと業務が止まる」が35.6%、「自身（または経営層・管理職）が1人で実務を抱えている」が19.8%となり、合わせて55.4%が特定少数への依存状態にありました（n=509）。

本人が忙しいほど言語化は進まないため、第三者が入るほうが早く終わります。

担当者のリソースを圧迫せず、コア業務（本業）に集中できる

マニュアル作成は重要ですが、それ自体が直接的な利益を生むわけではありません。

日々の経理処理や労務管理に追われるバックオフィス担当者に「マニュアルも作って」と指示を出せば、残業過多やモチベーションの低下を招きます。

オンラインBPO「タクシタ」では、事務作業の代行だけでなく、業務の現状分析から最適なマニュアル・手順書の作成までをワンストップでサポートしています。

マニュアルを「作らない」という選択もある

見落とされがちですが、業務そのものを委託すれば社内でマニュアルを維持する必要がなくなります。

タクシタでは経験豊富なスタッフが業務整理を代行するため、依頼側でマニュアルを準備する必要はありません。

手順は委託先のナレッジとして蓄積されるため、自社の担当者が交代しても業務は止まりません。

属人化の解消を目的とするなら、マニュアルを作ることは手段の一つであって、目的ではないという視点も持っておくと選択肢が広がります。

オンラインアシスタントの料金・費用が気になるなら「月額3.8万円〜」のタクシタがおすすめ

ノンコア業務の負担を大幅に削減したい企業様へ、月額3.8万円〜の低価格で提供する「タクシタ」をご紹介します。

確かな実績と安心の継続率

リリース2年でタクシタシリーズ累計1,000社以上の導入実績

短期間で多くの中小企業に選ばれており、確かなノウハウと信頼性があります。

バックオフィス体制の安定を長期サポート

質の高いサービス提供により、多くのお客様に対して長期的なバックオフィス体制の安定を実現しています。

専門性・品質を保証する体制

厳選されたプロ人材

採用率0.5％の選考を突破した高度な専門知識を持つ優秀なプロ人材が貴社をサポートします。

マニュアル不要で業務開始

経験豊富なスタッフが業務整理を代行するため、お客様側のマニュアル準備や業務整理は不要です。

そのため、スムーズに業務代行を開始できます。

ISMS認証取得によるセキュリティ体制

機密性の高い情報を預かるサービスとして、情報セキュリティの国際規格であるISMS認証を取得した管理体制で対応しています。

スタッフは全員が直接雇用のチーム制で、再委託は行いません。

柔軟なコミュニケーション対応

Chatworkに加え、Slack、Teams、LINEWORKSなど、お客様が使い慣れたコミュニケーションツールに対応しています。

圧倒的なコスト削減と効率化

契約期間で選べる料金プラン

料金は契約期間によって変わり、実働10時間からのプランが用意されています。

クラウド会計やデジタルツールの徹底活用により、人件費と比較しても高いコスト削減効果を発揮しています。

デジタル化による効率的な業務フロー

紙ベースのやり取りを極力廃止し、チャットやデータ連携を主体とした業務フローを構築します。

業務のスピードと正確性を向上させています。

チケット制で費用を無駄にしない

依頼時間を細かく管理するチケット制のため、余った時間は他の業務に割り振ることが可能です。

また、翌月への繰越も可能です。

中小企業の課題に特化した支援

幅広い業務範囲をカバー

主要な記帳代行はもちろん請求書発行、給与計算、経費精算といった日常業務を一手に引き受け、実務負担を大幅に軽減します。

属人化解消と標準化に貢献

専任担当者がいない中小企業の属人化解消、業務の標準化に貢献します。

社長や兼任担当者のノンコア業務にかける時間をゼロに近づけ、事業成長を後押しします。

運営元は、東証グロース市場に上場するkubellグループの株式会社kubellパートナーです。

費用対効果が高く、信頼できる業務代行をお探しなら、ぜひ「タクシタ」にご相談ください。

タクシタの事例3選

株式会社Cielo Express 様：社長の経理業務時間が月80時間からゼロに！

株式会社Cielo Express様は社長自身が経理業務を担うことにより月80時間もの時間を費やし、本業推進の大きな足かせとなっていました。

そこで、タクシタ導入によって経理業務を完全にアウトソース。

社長は経理作業から完全に解放され、本業に専念できる環境を獲得し、事業成長を加速させました。

詳しい事例はこちら

大村製本株式会社 様：属人化していた経理業務を標準化し急な退職リスクを回避！

大村製本株式会社様は紙ベースの煩雑な経理作業が特定の担当者に属人化しており、高い退職リスクを抱えていました。

業務のデジタル化と標準化を推進したことで、属人化リスクを解消。

経理担当者の心理的負担も軽減し、安定した事業継続体制を確立しました。

詳しい事例はこちら

株式会社ライトデイ 様：高額な税理士への全面委託を見直しコストと手間を削減！

株式会社ライトデイ様は高額な費用を払って税理士にすべてを委託していましたが、費用対効果に疑問を感じていました。

タクシタに依頼することで、税理士費用を大幅に削減。

同時にクラウド会計の活用を推進し、経理業務のコストと手間を最小限に抑えることに成功しました。

詳しい事例はこちら

事務業務マニュアルについてのまとめ

事務作業の属人化は、放置すれば担当者不在による業務停止といった重大なリスクを引き起こします。

本記事で解説したように、事務マニュアルの作り方において最も重要なのは、一般的な手順の羅列にとどまらず、事務職特有の「名もなき業務」や最新の法規制に即したルールを言語化することです。

「いつ着手するか（トリガー）」「どう保存するか（命名規則）」「迷った時は誰に聞くか（例外処理）」といった実務の急所を、本記事の項目表に落とし込んでください。

ただし、業務が数十種類あれば作成には数十時間を要します。

すでに残業でしのいでいる状態であれば、作成そのものを外部に任せるか、業務ごと委託してマニュアルを維持する必要をなくすほうが現実的です。

自社に最適な手段を選択し、特定の担当者に依存しない、強く柔軟なバックオフィスを構築していきましょう。

事務の業務マニュアル作成に関するよくある質問

Q. 「業務引継ぎ書」と「業務マニュアル」の違いは何ですか？

A. 目的が異なります。

引継ぎ書は前任者から後任者へ進行中案件等を伝える「一時的な連絡ノート」です。

一方、業務マニュアルは特定の担当者に依存せず、誰でも同じ品質で業務を遂行できる「標準手順書」を指します。

Q. マニュアルはどのくらいの粒度（細かさ）で書けばいいですか？

A. 判断の分岐点となる「例外処理の報告先」や「着手・完了の条件」を最も細かく記載します。

基本操作は文字で長々と書かず、画面キャプチャを活用して視覚的に済ませるのが、現場で読まれるマニュアルのコツです。

Q. せっかく作ったマニュアルが現場で読まれない（使われない）のですが？

A. 検索性の低さと更新の遅れが原因です。

探す手間がかかると、現場は「人に聞いた方が早い」と判断します。

保存場所をルール化して検索性を高め、質問には口頭でなく「マニュアルのURLを送る」運用が有効です。

Q. 事務特有の「名もなき業務」を漏れなく洗い出すコツはありますか？

A. 担当者への「1週間のタイムログ記録」や第三者によるヒアリングが有効です。

長年同じ業務をしていると無意識に調整作業を行うため、本人は気づけません。

難しい場合は、BPOなどプロによる業務棚卸しをおすすめします。

Q. マニュアル作成にどのくらいの時間を見ておくべきですか？

A. 1業務あたり2〜4時間、業務数が30種類あれば合計90時間程度が目安です。

特に判断基準や例外処理の洗い出しには担当者へのヒアリングが必要で、ここに時間がかかります。

通常業務と並行して進める場合はさらに長期化するため、着手前に工数を見積もっておくことをおすすめします。

Q. マニュアルを作らずに属人化を解消する方法はありますか？

A. 業務そのものを外部に委託する方法があります。

手順が委託先のナレッジとして蓄積されるため、自社でマニュアルを作成・維持する必要がなくなります。

自社の担当者が交代しても業務が止まらないため、属人化の解消という目的だけを見れば、マニュアル作成より確実な手段になる場合もあります。