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応募者への連絡や面接の日程調整に追われて、候補者を見極めることに時間を使えていない。

採用担当者からよく聞く悩みです。

こうした事務作業だけを切り出して任せられるのが採用事務代行です。

ただし戦略立案や母集団形成まで含む採用代行（RPO）とは対応範囲も料金も異なり、月3万円台から40万円台まで幅があります。

本記事では採用事務代行のおすすめ11選を比較し、依頼できる業務、採用代行との違い、料金相場、職業安定法との線引き、失敗しない選び方まで解説します。

採用事務代行とは

採用事務代行とは、応募者への連絡や面接の日程調整、スカウトメールの送信といった採用活動に付随する事務作業を外部に委託するサービスです。

採用業務には、どのような人材を採るかを決める戦略的な判断と、決まったことを回していく事務作業の両方が含まれます。

そのうち判断を伴わない作業だけを切り出して任せるのが採用事務代行です。

「採用事務」と「採用」の違い

採用担当者の時間を圧迫しているのは、多くの場合前者の事務作業です。

特に日程調整は、候補者と面接官の予定を突き合わせて往復が発生するため、件数が増えるほど負担が跳ね上がります。

採用代行（RPO）との違い

混同されやすいのが「採用代行（RPO）」です。

採用担当者がいて手が足りないだけなら採用事務代行、そもそも応募が集まらない・採用がうまくいっていないならRPOという使い分けになります。

採用代行の費用については採用代行の費用相場は？料金体系・業務別の目安・費用対効果までまとめて解説でくわしく解説しています。

【自社調査】採用担当が置かれている状況

kubellパートナーの調査では、人手不足・採用難によって「経営層や管理職が実務を直接担当している」が30.1%、「本来やりたい仕事に手をつけられていない」が41.3%という結果でした（採用難による人手不足と業務逼迫の実態調査／n=509・複数回答）。

同じ調査では、今後最も優先したい取り組みとして「採用を強化していく」が32.6%で最多である一方、現状の対応は「今いるメンバーの残業や兼務でカバーしている」が50.1%でした。

つまり採用を強化したいのに、その採用業務を回す人がいないという状態です。

専任の採用担当を置けない企業では、経営者や管理職が日程調整に追われることになります。

採用事務代行に依頼できる業務

採用のフェーズごとに整理します。

募集を始める前

選考が動いている間

内定後

内定通知書や入社手続き書類の送付、受領状況の管理、入社日までの連絡といった業務が該当します。

これらは入社後の労務手続きにつながる部分なので、労務業務も同じ窓口に任せられると引き継ぎが省けます。

依頼できない業務

職業安定法により、報酬を得て求職者と企業をあっせんする行為には、厚生労働大臣の許可が必要です。

許可を持たない事業者が、候補者を紹介して成功報酬を受け取ることはできません。

採用事務代行が対応できるのは、あくまで自社の採用活動を代行する範囲までです。

また、面接での見極めや採否の判断は自社が行うべき領域です。

なお、個別の判断については専門家にご確認ください。

採用事務代行の料金相場

掲載している料金や契約条件は、本記事の作成時点で各社が公開している情報をもとにまとめた参考情報です。

改定されている場合があるため、実際の料金や条件は必ず各社の公式サイトでご確認ください。

委託範囲別の月額相場

ここで押さえておきたいのが、事務だけを切り出すと安く済むが、採用成果そのものは変わらないという点です。

応募が集まらない、選考の途中で辞退が多いといった課題がある場合、事務の効率化だけでは解決しません。

料金体系の種類

時間制（月10時間・30時間など稼働時間で契約）、月額固定制（業務範囲を決めて定額）、従量課金制（スカウト1通、日程調整1件など件数で課金）の3種類があります。

採用は繁忙期と閑散期の差が大きいため、時期によって依頼量を調整できるかを確認しておくと無駄が出ません。

【比較】採用事務代行おすすめ11選

採用事務を任せられるサービスは、大きく汎用型と採用特化型に分かれます。

汎用型｜事務作業だけを手放したい場合

採用特化型｜採用のノウハウも取り込みたい場合

従量課金で切り出す選択肢もある

月額契約以外に、業務ごとに件数で課金する形も選べます。

「スカウトだけ」「応募処理だけ」と業務を絞れる場合は、従量課金のほうが総額を抑えられることがあります。

繁忙期だけの補強にも向いています。

比較から見える4つのポイント

第一に、採用特化型の価格帯は月3万円台から40万円台まで大きく開いています。

業務を絞れば月3万円台から、戦略まで含めると月40万円台という構造です。

「採用代行は高い」という先入観で検討から外す前に、どこまで任せたいかを決めてから見積もりを取るほうが選択肢は広がります。

第二に、汎用型は採用業務の対応範囲に差があります。

StepBaseのように求人票作成やスカウト対応まで明記しているサービスもあれば、一般的な事務作業の範囲にとどまるサービスもあります。

第三に、新卒採用への対応は事前確認が必要です。

多くの採用代行は中途採用を前提としており、新卒に対応していても実績に差があります。

第四に、タクシタ採用は一次面接まで対応する点が他と異なります。

多くのサービスは「面接以外」を代行範囲としていますが、タクシタ採用は一次面接まで含みます。

面接官の工数を確保できない企業にとっては、この差が導入の決め手になります。

採用事務代行の選び方

提供形態を決める（オンライン型・常駐型・ハイブリッド型）

採用事務代行の多くはオンライン型です。

常駐型は月額の負担が大きくなるうえ、料金は要問い合わせとなるのが一般的です。

事務作業を手放すことが目的なら、まずオンライン型から検討するのが現実的です。

新卒採用に対応しているか

見落とされやすいのが、多くの採用代行サービスは中途採用を前提としているという点です。

新卒採用は、インターンシップの企画運営、説明会の案内、長期にわたる学生とのやり取りなど、中途とは業務の性質が異なります。

新卒採用も任せたい場合は、対応可否と実績を必ず確認してください。

生成AI・スカウト自動化への対応

近年は、スカウト文の自動生成や候補者の抽出、求人票の作成にAIを組み込むサービスが増えています。

RPAで大量のスカウト配信や採用管理システムのチェックを自動化するサービスもあります。

ただし返信率を左右するのは最終的に文面の質と運用設計です。

自動化でどこまで効率化し、どこを人が個別に対応するのか。

その線引きを確認しておくと、導入後のギャップを防げます。

事務だけで足りるか、成果改善まで必要かを見極める

最初に判断すべきはここです。

応募は来ているが対応が追いつかないなら汎用型で足ります。

そもそも応募が集まらない、選考中の辞退が多いなら、事務を効率化しても解決しません。

使用している採用管理システムに対応しているか

採用管理システムへのログインと操作を任せる場合、権限の付与が必要になります。

自社が使っているツールに対応しているか、操作経験があるかを確認してください。

繁忙期に依頼量を増やせるか

採用活動には時期の波があります。

募集を強化する月だけ稼働を増やせるか、使わなかった時間を繰り越せるかを確認しておくと無駄が出ません。

個人情報の取り扱い体制が整っているか

応募者の履歴書や職務経歴書は、機密性の高い個人情報です。

プライバシーマークやISMS認証の取得状況、秘密保持契約の締結可否を確認しましょう。

あわせてスタッフが直接雇用か、再委託が発生しないかも確認してください。

応募者と直接やり取りする場合の品質

採用事務代行では、外部のスタッフが応募者と直接連絡を取ることになります。

その対応の質はそのまま企業の印象になります。

返信のトーンやテンプレートを事前に擦り合わせられるか、対応品質のチェック体制があるかを確認してください。

採用事務代行のメリットとデメリット

メリット

日程調整や応募者対応から解放されることで、採用担当者は候補者の見極めや訴求内容の改善といった、成果に直結する業務に時間を割けます。

返信のスピードが上がれば、選考途中の離脱も減らせます。

また、繁忙期だけ依頼量を増やせるため、人を採用せずに波を吸収できます。

デメリットと対策

外部が応募者と直接やり取りするため、対応の質が企業の印象に直結します。

返信のトーンやNGワードを事前に共有し、初期は送信前の確認を挟むと安心です。

また、選考の進捗が見えにくくなる懸念もあります。

採用管理システムを共有し、ステータスをリアルタイムで確認できる状態にしておきましょう。

採用戦略から一次面接まで任せられる「タクシタ採用」

タクシタ採用は、採用戦略の策定から母集団形成、応募者対応、一次面接、内定・入社後の管理までを一気通貫で代行するサービスです。

料金は月額18万円〜のVC制で、大手専業RPOの月20〜60万円と比べて導入しやすい価格帯です。

事務だけでなく成果まで見る

日程調整やスカウト送信といった事務作業を引き受けるだけでなく、そもそもどう採るかという戦略から関わります。

応募が集まらない、選考で辞退が続くといった課題に対して、原因を特定したうえで打ち手を提案します。

一次面接まで対応できる

多くの代行サービスは面接の前段までですが、タクシタ採用は一次面接まで対応します。

面接官の工数を確保できない企業でも、選考を止めずに進められます。

採用以外のバックオフィスも同じチームに

タクシタ経理・タクシタ労務と組み合わせれば、入社後の労務手続きまで同じチームに引き継げます。

スタッフは全員が直接雇用のチーム制で、再委託は行いません。

ISMS認証を取得した管理体制で、応募者の個人情報も安全に取り扱います。

運営元は、東証グロース市場に上場するkubellグループの株式会社kubellパートナーです。

導入事例

税理士法人布川税務会計事務所 様：年間採用数が1名から4名に

税理士法人布川税務会計事務所様では、採用実務の負担が業務を圧迫していました。

タクシタ採用の導入により、年間採用数が1名から4名に増加しました。

採用実務の負担が減っただけでなく、採用成果そのものが向上した事例です。

詳しい事例はこちら

採用事務代行に関するまとめ

採用事務代行は、日程調整や応募者対応といった判断を伴わない作業を切り出して任せるサービスです。

まず判断すべきは、事務の効率化で足りるのか、採用成果そのものを改善したいのかという点です。

応募は来ているが対応が追いつかないなら汎用型のオンラインアシスタントで足ります。

一方、そもそも応募が集まらない場合は、事務を効率化しても解決しません。

比較の際は月額だけでなく、最低契約期間と繁忙期に依頼量を増やせるかをあわせて確認してください。

また、応募者と直接やり取りする以上、対応の質は企業の印象に直結します。

返信のトーンを擦り合わせられる相手を選びましょう。

採用事務代行に関するよくある質問