お役立ちコラムArticles

「オンライン秘書に、自社のどの業務を依頼できるのか」と気になっていませんか。

実は、一般事務や秘書業務から経理・人事労務・Web運用、翻訳などの専門作業まで、オンラインで完結する幅広い業務を依頼できます。

一方で、税務申告のような資格が必要な業務や対面業務は依頼できません。

本記事では、依頼できる業務をカテゴリ別に整理したうえで、依頼できない業務の線引き、どこまで任せられるかの考え方、料金の目安までを解説します。

自社が何を任せられるかがわかります。

オンライン秘書に依頼できる業務とは？

オンライン秘書には、秘書業務から一般事務、経理、人事・労務、Web運用まで、幅広いバックオフィス業務を依頼できます。

インターネットで完結する業務であれば、専門性の高い作業も含めて任せられるのが特徴です。

一方で、税務申告のような資格が必要な業務や、来客対応などの対面が必要な業務は依頼できません。

つまり、「オンラインで完結する実務」は幅広く依頼でき、「資格が必要な判断・手続き」や「対面業務」は依頼できない、という線引きが基本になります。

本記事では、依頼できる業務をカテゴリ別に整理したうえで、依頼できない業務の線引き、どこまで任せられるかの考え方、料金の目安までを解説します。

なお、サービスそのものの比較はオンライン秘書のおすすめ比較13選で解説しています。

オンライン秘書に業務を依頼するメリット

依頼できる業務を見る前に、依頼することで得られる効果を簡単に整理します。

最大のメリットは、ノンコア業務を手放し、社員がコア業務に集中できることです。

自社調査でも、アウトソーシングに期待するメリットとして「コア業務への集中」が24.3%で最も多く挙げられました（バックオフィス業務の効率化に関する実態調査／n=115・複数回答）。

加えて、正社員を雇うよりも固定費を抑えられること、繁忙期だけ依頼量を増やすなど柔軟に使えること、チーム体制なら属人化や退職リスクに備えられることも利点です。

メリットの詳細はオンライン秘書のデメリットと6つの注意点もあわせてご覧ください。

オンライン秘書に依頼できる業務【カテゴリ別】

オンライン秘書に依頼できる業務を、カテゴリ別に整理しました。

まず全体像を一覧で示します。

それぞれのカテゴリを詳しく見ていきます。

一般事務

一般事務は、日常的に発生する事務作業をオンラインで代行してもらう、最も依頼しやすいカテゴリです。

データ入力や資料作成、顧客情報のリスト化、紙書類の電子化、ファイルの整理などを任せられます。

手順を伝えれば正確に進めてもらえるため、まずは定型的な事務から依頼するのがおすすめです。

秘書業務

秘書業務は、経営者や役員の活動を円滑にするためのサポートです。

スケジュール調整やアポイント管理、出張時の交通・宿泊の手配、会食先や会議室の予約、慶弔の手配といった、細やかな調整業務を任せられます。

複数の関係者との日程調整を代行してもらうことで、連絡の手間を大きく減らせます。

総務

総務は、直接売上にはならないものの、日々発生する細かなタスクが多いカテゴリです。

備品・消耗品の管理、問い合わせの一次対応、社内資料の作成、各種手配などを依頼できます。

細かなタスクを手放すことで、社員は本来の業務に集中しやすくなります。

営業事務

営業事務は、営業活動を支える事務作業のカテゴリです。

営業リストの作成、見積書・提案書の作成、受発注処理、請求書発行、顧客データの管理などを任せられます。

営業担当者が商談などのコア業務に集中できる環境を整えられます。

経理

経理は、記帳・請求書発行・入金確認・支払や振込の代行・経費精算・月次締めの処理・会計ソフトへの入力補助まで依頼できます。

ただし、確定申告などの税務申告は税理士の独占業務のため、オンライン秘書には依頼できません。

経理をどこまで任せられるかはオンライン秘書に経理はどこまで任せられる？で詳しく解説しています。

人事・労務

人事・労務は、勤怠データの集計、給与計算の補助、入退社の書類準備、求人票の作成、応募者対応などを依頼できます。

ただし、社会保険や労働保険の手続き代行など、社会保険労務士の独占業務にあたるものは依頼できません。

給与計算の外注は給与計算の外注ガイドもあわせてご覧ください。

Web・SNS運用

Web・SNS運用は、サイトの更新、SNS投稿の代行、簡単なバナーや画像の作成、記事の入稿、データ集計などを任せられます。

専門の担当者がいない企業でも、情報発信を継続できる体制をつくれます。

専門作業

サービスによっては、翻訳、文字起こし、リサーチ、テストの採点・添削、アンケート集計といった専門的な作業も依頼できます。

スキルを持つスタッフが在籍しているかは、契約前に確認しておくとよいでしょう。

実際によく依頼される業務

依頼できる業務は幅広いものの、実際にどの業務が多く依頼されているのかは気になるところです。

私たちタクシタが2,000社を超える企業の支援を通じて見てきたなかでは、依頼が多い業務には明確な傾向があります。

具体的な内訳の数値は非公開ですが、特に多いのは記帳・請求・入金管理といった経理まわりの業務です。

次いで、Webサイトやマーケティングの運用、給与計算などの労務、請求・入金管理といった、専門知識や継続対応が必要な業務が多く依頼されています。

いずれも「毎月必ず発生し、担当者に負担が集中しやすい業務」である点が共通しています。

こうした定型かつ継続的な業務ほど、外部に任せることで安定して負担を軽くできます。

オンライン秘書に依頼できない業務

依頼できる範囲を正しく理解するために、依頼できない業務も押さえておきましょう。

契約後のミスマッチを防ぐうえで重要なポイントです。

資格が必要な独占業務

国家資格者だけが行える独占業務は、オンライン秘書には依頼できません。

たとえば、確定申告などの税務申告や税務相談は税理士の独占業務です（参考：日本税理士会連合会）。

また、社会保険・労働保険の手続き代行は社会保険労務士、法律相談や契約書の作成代理は弁護士など、それぞれ資格者の独占業務にあたるものは依頼できません。

オンライン秘書に任せられるのは、こうした専門家に渡す前の資料整理や書類準備までです。

対面・常駐が必要な業務

来客対応、郵便物の受け取りや発送、紙書類のファイリングなど、現地での対応が必要な業務は依頼できません。

オフィスに常駐して対応する働き方も、オンライン秘書の対象外です。

経営判断や最終的な意思決定

投資判断や採用の最終決定など、経営上の意思決定そのものは任せられません。

オンライン秘書に任せられるのは、判断材料の整理や実務の代行までで、判断は自社で行います。

どこまで依頼できる？「範囲・程度」の考え方

「このカテゴリは依頼できる」と分かっても、どこまで任せられるかは判断に迷うところです。

目安として、判断を伴わない実務は依頼でき、資格が必要な判断・手続きは専門家に任せると考えると整理しやすくなります。

たとえば経理なら、記帳や請求は依頼でき、申告は税理士が行います。

人事・労務なら、勤怠集計や給与計算の補助は依頼でき、社会保険の手続き代行は社会保険労務士が行います。

「手を動かす実務」はオンライン秘書、「資格が要る判断・手続き」は専門家、という切り分けが基本です。

自社の業務がどこまで任せられるか判断に迷う場合は、任せたい業務を伝えて無料で相談してみると、対応できる範囲をその場で確認できます。

派遣・クラウドソーシングとの依頼できる範囲の違い

同じ業務でも、依頼する手段によって「どう頼めるか」が変わります。

オンライン秘書は、サービス会社と契約し、チームで幅広い業務を継続的に依頼できるのが特徴です。

一方、派遣は自社で指示を出しながら常駐で対応してもらう形、クラウドソーシングは個人と直接契約して単発の業務を依頼する形が中心です。

「幅広い業務をまとめて継続的に任せたい」ならオンライン秘書、「特定の単発業務だけ」ならクラウドソーシング、というように、依頼内容に応じて使い分けられます。

手段ごとの違いはアウトソーシングとは？派遣・外注との違いで詳しく解説しています。

オンライン秘書への依頼料金の目安

依頼できる業務量や契約形態によって、料金の目安は変わります。

料金体系は、月あたりの稼働時間で決まる時間制と、業務1件ごとに支払う従量課金制の2種類が一般的です。

時間制は月10時間程度で月2〜4万円台から、従量課金制は業務1件あたり数百円から数千円程度が目安です。

継続的にまとめて依頼するなら時間制、単発で限定的に依頼するなら従量課金制が向いています。

稼働時間別の料金相場はオンライン秘書の料金相場で詳しく解説しています。

依頼内容を決めるときのポイント

オンライン秘書の効果は、依頼内容をどれだけ明確にできるかで大きく変わります。

まず、自分やチームが日々どんな業務に時間を使っているかを棚卸しし、任せられる業務を洗い出します。

そのうえで、判断を伴わない定型業務から切り出して依頼すると、スムーズに進みます。

依頼内容が曖昧なまま契約すると、対応範囲とのギャップが生まれやすいため、任せたい業務は具体的に整理しておきましょう。

効果的な使い方や進め方は、オンライン秘書の活用方法で活用シーンや手順とあわせてくわしく解説しています。

【事例】オンライン秘書に依頼して成果を出した企業

ここでは、実際にオンライン秘書へ業務を依頼し、成果を出した企業の事例を、依頼した業務内容の異なる4社で紹介します。

多岐にわたる業務を依頼し、月40時間を削減｜プレグビー株式会社様（広告・プロモーション業）

プレグビー株式会社様では、罍様が「多岐にわたる業務を一人で担い、業務量が増えるほどに対応が追いつかず、売上を創出するための活動時間を確保できなくなっていた」状況でした。

バックオフィス業務をまとめて依頼した結果、平均して毎月40時間、月15万円分のコスト削減を実現されています。

プレグビー株式会社様の導入事例はこちら

給与計算・労務を依頼し、担当者の変動に強い体制へ｜株式会社マクアケ様（情報通信業）

株式会社マクアケ様では、林様が「給与計算は毎月の締め切りが決まっている業務なので、担当者の入れ替わりがあっても安定的に運用できる体制が必要だった」と課題を語られています。

給与計算などの労務業務を依頼した結果、人事メンバーの新規プロジェクト参加や異動といったキャリアチャレンジが実現できるようになりました。

株式会社マクアケ様の導入事例はこちら

請求・完了報告の業務を依頼し、キャッシュフローを改善｜行政書士法人やまびこ様（士業）

行政書士法人やまびこ様では、進藤様が「完了報告書の作成まで手が回らず、作業の終盤で初めて『できていない』と発覚し、入ってくるはずのキャッシュが予定通りに入ってこない事態が起きていた」と振り返られています。

請求まわりの業務を依頼したことで、報告や請求が滞りなく回り、キャッシュフローの安定につながっています。

行政書士法人やまびこ様の導入事例はこちら

経理を依頼し、残業を大幅に削減｜吉田道路株式会社様（建設業）

吉田道路株式会社様では、経理担当者の採用がうまくいかず、小櫻様は「問い合わせても『応募者がいない』と言われるばかりで困り果てていた」といいます。

経理を依頼した結果、時間外労働が月30時間から10時間台に減り、休みもきちんと取れるようになりました。

吉田道路株式会社様の導入事例はこちら

いずれも、依頼する業務内容を明確にして任せたことで、負担の軽減や体制の安定につなげています。

幅広い業務を一気通貫で依頼できるタクシタ

私たちタクシタは、秘書業務から経理・人事労務・Web運用まで、幅広いバックオフィス業務をまとめて依頼できるオンライン秘書サービスです。

業務ごとに使い分ける必要がない

複数のカテゴリに対応できるため、「経理はA社、Web運用はB社」と業務ごとにサービスを分ける必要がありません。

経理をより本格的に依頼したい場合は、経理に特化したタクシタ経理もご用意しています。

チーム体制で、依頼内容の変化にも対応できる

複数のスタッフによるチーム体制のため、依頼したい業務が増えても柔軟に対応できます。

担当者が変わっても業務が止まりにくく、属人化や退職リスクにも備えられます。

月10時間・3.8万円から依頼できる

料金は稼働時間に応じた時間制で、月10時間・3.8万円から依頼できます。

最短5日で開始でき、事前に詳細なマニュアルを用意する必要もありません。

情報セキュリティマネジメントの国際規格であるISMS認証も取得しているため、機密性の高い業務も安心して任せられます。

オンライン秘書に依頼する際の注意点

依頼を成功させるために、あらかじめ押さえておきたい注意点があります。

依頼内容を具体的に整理する

任せたい業務を具体的に整理しておくことで、対応範囲とのギャップを防げます。

「何を」「どこまで」「いつまでに」を明確にして依頼しましょう。

機密情報の管理体制を確認する

顧客情報や口座情報などを扱う場合は、セキュリティ体制の確認が欠かせません。

秘密保持契約の締結や、プライバシーマーク・ISMS認証の有無を確認しておきましょう。

より詳しい注意点はオンライン秘書のデメリットと6つの注意点で解説しています。

オンライン秘書に依頼できる業務に関するよくある質問