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freee会計の導入を、期首から逆算したスケジュール・並行期間の終え方・社内ルール・定着までの期間に分けて、自社で進める段取りとしてまとめました。

累計2,000社以上をサポートしてきたタクシタ運営チームが、freeeの導入についてご相談の際に聞かれやすい内容をまとめました。

中小企業がfreee会計を自社で導入するときの手順と、期首から逆算したスケジュールを掲載しています。

freeeは設定を終えれば使い始められますが、旧ソフトとの並行を終え、社内の運用として固まるまでには数か月かかることがあります。そこで本記事では、設定の手順だけでなく、並行期間の終え方、証憑と承認のルール、権限の割り当て、税理士との分担を時系列で整理しました。

「期首に合わせて切り替えたい」「旧ソフトとの二重入力をいつやめるか決めたい」「領収書の回し方や承認者を決めたい」「顧問税理士と何を相談すればよいか知りたい」「経理担当が1人で導入を任されている」——どの状況にも当てはめられるよう、段取りとチェックリストの両面からまとめた内容です。

なおタクシタでは、自社の決算期と経理体制に合わせたfreee導入の段取りを、無料でご相談いただけます。

freee導入をスムーズに進めるための全体像

本記事では、freeeの導入を「準備」「設定と切り替え」「定着」の3段階に分け、期首の3か月前から期首後半年ほどまでの流れとして整理しました。

ゴールを設定の完了ではなく、社内の誰が担当しても同じように処理できる状態に置くと、段取りを組みやすくなります。

期間はあくまで本記事の目安で、取引の量や旧ソフトのデータの状態、社内で使える時間によって前後するものと考えてください。

【自社調査】業務継続の課題で最も多いのは「属人化によるブラックボックス化」

kubellパートナーの調査では、バックオフィス業務の継続上の課題として「属人化による業務のブラックボックス化」を挙げた回答が59.1%で、最も多い結果でした（バックオフィス業務の効率化に関する実態調査／n=115・複数回答〈最大3つ〉）。

会計ソフトの入れ替えは、誰がどの処理をしているかを洗い出し、手順と確認する人を決め直す機会にもなるでしょう。

▷経理業務が属人化しやすい原因とは？属人化のリスクや解消する方法を解説

切り替え時期は「期首か期中か」から決める

最初に決めたいのが、freeeを使い始める時期です。

freeeの移行作業は4つのパターンに分かれる

freeeのヘルプセンターでは、他の会計ソフトから乗り換えるときの作業を、「期首に乗り換えるか、期中に乗り換えるか」と「前期との比較を行うか」の組み合わせで4つのパターンに分けて案内しています（freeeヘルプセンター「【法人】他社会計ソフトからのデータ乗り換えの流れまとめ」）。

作業が最も少ないのは、期首に切り替えて前期との比較を行わないパターン1です。

期首に切り替えるときに気をつけたいこと

開始残高は、freeeを使い始める会計期間の期首時点の残高で、前期の決算書または試算表の貸借対照表をもとに登録します（freeeヘルプセンター「【法人】開始残高を設定する（設立2期目以降法人）」）。

期首の時点では前期の決算がまだ確定していないため、いったん試算表の数字で登録し、決算の確定後に直す段取りを税理士と決めておくと進めやすくなります。

期首まで3か月を切っている場合の考え方

準備に使える期間が短いときは、次の3つから選ぶことになります。

導入前に準備するもの

設定を始める前に、次の書類と情報をそろえておくと作業が止まりにくくなります。

ヘルプセンターでは、開始残高を設定する前に、銀行口座やクレジットカードを「口座」として登録する順番が案内されています（freeeヘルプセンター「freee会計の初期設定の流れ（設立2期目以降法人の場合）」）。

口座の連携には各サービスのログイン情報が必要になるため、口座の名義人や管理者が立ち会える日を先に押さえておくとよいでしょう。

期首切り替えから逆算したスケジュール例

期首に切り替える場合を例に、freeeで行う作業と税理士と確認することを時期ごとに並べました。

3月決算（4月が期首）の会社なら、1月ごろから準備を始めるイメージです。

旧ソフトとの並行期間は「終える条件」を先に決める

旧ソフトとの並行は、freeeの設定や取り込みに誤りがないかを確かめるための期間です。

一方で、並行している間は同じ取引を2つのソフトに入力するため、担当者の手間が増えるのも確かです。

そこで並行期間は長さで決めるのではなく、旧ソフトへの入力を止める条件を先に決めておく方法をおすすめします。

例えば、次の条件がそろったら入力を止める、と決めておくと判断に迷いにくくなります。

• freeeで1か月分の月次締めを終えている
• 預金・売掛金・買掛金の月末残高が旧ソフトと一致している（開始残高が仮の段階では仮の数字で照合し、決算の確定後に差額を確認する）
• 自動登録ルールで処理した取引の勘定科目を、確認担当または税理士がチェックしている
• 手順書の初版ができている

旧ソフトを解約する前には過去の帳簿データを書き出して保存し、保存期間などの扱いは顧問税理士に確認しておくと安心です。

社内ルールを決める：証憑の回し方・承認・権限

freeeの設定が終わっても、領収書や請求書が経理に届くまでのルールが決まっていないと、月末に確認作業が集中しやすくなります。

証憑（領収書・請求書）の回し方と、依頼の入口を決める

freeeには、領収書や請求書の画像やPDFを取り込み、帳簿とひも付けて管理できる「ファイルボックス」という機能があり、紙の領収書はスマートフォンのアプリで撮影して取り込めます（freeeヘルプセンター「レシート類の取り込み機能(ファイルボックス)について」）。

機能を使うかどうかに加えて、書類の種類ごとに次の項目を決めておくと、提出の漏れや問い合わせを減らせます。

表の期限や方法は一例のため、自社の取引量や社内の動き方に合わせて決めてください。

経理領域を担当するフィールドセールスはセミナーで、依頼に必要な項目を決め、同じ方法で受け取る窓口をつくることを勧めていました。

メールなどで受け取った請求書のような電子取引のデータには保存のルールがあるため、紙に出して保管する運用のままでよいかは、国税庁の案内や顧問税理士に確認しておきましょう（参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」）。

承認の流れは、使うプランで決め方が変わる

経費精算や支払いの承認をfreeeの中で回せるかどうかは、契約するプランによって異なります。

本記事の作成時点で、freeeのヘルプセンターで確認できた法人プランの違いは次のとおりです。

出典：freeeヘルプセンター「freee会計を使った経費精算の流れ」「経理担当者に支払を依頼する（支払依頼）」。

経費精算の機能は、利用した人数に応じて基本料金とは別に利用料がかかります。

承認の段階を増やしたい場合はプランの見直しが必要になることもあるため、プランを決める前に、承認者と承認の段階を書き出しておくと判断しやすくなります。

処理・確認・承認の分担を、権限セットに当てはめる

freeeには6つの基本の権限セットがあり、メンバーごとに使える機能を分けられます（freeeヘルプセンター「freee会計のメンバー招待・権限」）。

先に業務ごとの役割を決め、それに合う権限セットを割り当てると、操作できる範囲と責任の範囲をそろえやすくなります。

「申請・承認」はスターター・スタンダード（旧ベーシック）以上、「一般（経理以外）」は法人プランのみで使えるなど、プランによって使えない権限セットもあります。

法人プランでは、「一般（経理以外）」を付けたメンバーは招待の人数枠を消費しないため、領収書の提出や経費精算だけを行う社員の招待に使えます。

あわせて「担当者が不在のときは誰につなぐか」「例外が出たときに誰が手順を直すか」も決めておくと、休暇や退職のときに処理が止まりにくくなります。

顧問税理士と事前に決めておくこと

freeeを導入すると、税理士との資料のやり取りや記帳の分担も変わってくるでしょう。

切り替え時期と開始残高を確定させる時期、勘定科目の体系、記帳とチェックの分担、決算・申告に必要なデータの渡し方は、上の逆算スケジュールの時期を目安に話し合っておきましょう。

税理士がfreeeの認定アドバイザーであれば、事業所に招待して同じデータを見ながら確認や相談ができ、料金の発生するメンバーの招待数にも含まれないとされています（freeeヘルプセンター「税理士・会計士にfreeeの情報を共有する」）。

認定アドバイザーではない税理士も、従業員などと同じ内部メンバーとして招待できると案内されています（freeeヘルプセンター「freee会計のメンバー招待・権限」）。

その場合は契約プランの招待枠も踏まえて、招待するか、試算表や仕訳データを受け渡すかを決めておきましょう。

なお、税務代理や税務書類の作成、税務相談は税理士の業務とされています（参考：e-Gov法令検索「税理士法」）。

勘定科目の使い分けや消費税の区分など、税務の判断が関わる設定を含め、個別の判断については税理士にご確認ください。

定着までの進め方：手順書は「使いながら直す」

設定と切り替えが終わったら、ここからが定着の期間です。

手順書は1か月で土台をつくり、運用で抜けを埋める

タクシタ運営チームのセミナーで経理部門の責任者は、担当者が十分な引き継ぎのないまま会社全体の経理を担うことになった会社（後述の神奈川石油様）の支援について話しています。

その支援では、マニュアルの土台は1か月ほどでできたものの、実際に回すと「この場合は誰に確認するのか」「この数字はどこから取るのか」という抜けが出てきたといいます。

その抜けを2か月から半年ほどかけて1つずつ埋めていったという経験から、本記事では定着までの目安を期首後半年ほどとしています。

手順書は、担当者以外の人がその手順どおりに処理してみると抜けが見つかりやすく、次のような項目で業務ごとに書き出すと、最初から全部を埋めなくても始められます。

経理領域を担当するフィールドセールスがセミナーで紹介した書き出しの雛形を、freeeの業務に当てはめた例です。

「取引」での入力に慣れるまでの工夫

freeeの基本の入力形式は「取引」で、口座と勘定科目、入金・出金や決済の状況を選んで登録し、借方・貸方の仕訳の形で入力する必要はないと案内されています（freeeヘルプセンター「2.1『取引』とは」）。

仕訳での入力に慣れた担当者ほど、最初は戸惑うこともあるでしょう。

freeeは仕訳の形式にも対応しており、設定で仕訳のプレビューを表示したり、振替伝票から仕訳の形で入力したりできます（freeeヘルプセンター「freee は複式簿記（仕訳）形式に対応してる？」）。

手順書には「どの画面から、どの形式で登録するか」まで書いておくと、担当者ごとの入力のばらつきを抑えやすくなります。

例外が出るたびに手順と自動登録ルールを直す

運用を始めると、手順書にない取引や、判断に迷う明細が出てきます。

そのたびに処理方法を決め、手順書と自動登録ルールに反映していくことで、同じ質問が担当者に戻ってくる回数を減らしていけます。

自動登録ルールは、明細の内容に応じて取引を自動で登録したり、入力内容を推測させたりできる機能で、作成後も編集できます（freeeヘルプセンター「明細の自動登録ルールを設定する」）。

毎月の家賃や水道光熱費、口座間の資金移動など、繰り返し発生する取引から設定すると効果を確かめやすく、ルールを見直す担当と頻度も決めておくと安心です。

freee導入をスムーズに進めるチェックリスト

ここまでの内容を段階ごとにまとめたので、社内の担当者や税理士と共有して進み具合の確認にお使いください。

自社だけで進めるのが難しいときの選択肢

経理担当が1人で導入を任されている場合や、前期決算と切り替えの時期が重なる場合は、自社だけで進めると通常業務が圧迫されやすくなります。

フィールドセールスの責任者はセミナーで、専任を1人置くほどの業務量ではないものの、経営者が片手間に仕組み化するには負荷が大きいというサイズ感が、抜け出しにくさの正体ではないかと話していました。

設定や手順書づくりの一部を外部に任せる方法もあり、導入支援の種類や費用相場は次の記事でまとめています。

▷freee導入支援の費用相場と依頼先3タイプ！導入だけか運用までかの判断軸も解説

▷freee対応の記帳・経理代行サービスおすすめ11選！料金相場や失敗しない選び方を徹底比較

導入から日々の経理まで相談できる「タクシタ経理」

タクシタ経理は、クラウド会計の導入支援から業務フローの設計、マニュアル作成までを相談できる経理代行サービスで、freee会計にも対応しています。

日商簿記1級・全商簿記1級の保有者や、システム導入の経験者などで構成するチームが、最短5日で業務を始められる体制です。

料金は、経理業務全般で月額5万円〜（10名規模の料金例）、会計ソフトの導入支援を含む経理部門の立ち上げで月額25万円〜（30名規模の料金例）で、業務の範囲に応じて個別にお見積もりします。

情報の取り扱いは、ISMS認証（ISO27001）を取得した管理体制のもとで行っています。

手順を運用しながら直していった事例

神奈川石油株式会社：会計ソフトを活用した業務改善で決算を約半月前倒し

エネルギー業の神奈川石油株式会社（従業員51〜100名）では、経理担当者の退職・休業が重なり、入社7か月で経理実務が未経験の担当者が、引き継ぎのないまま会社全体の経理を担うことになりました。

私たちは、月次業務の一部代行と、会計ソフトを活用した業務改善、属人化していた業務のマニュアル化を並行して進めました。

その結果、決算業務が3月初頭から2月中下旬へと約半月前倒しになり、月次締めを月末から15日に変更できる見通しも立ち始めています（検証段階）。

担当者の方からは、業務フローの整理を進めると新たに不明な点が出てくることもあり、引き続きフォローを受けながら進めているという声も聞かれました。

定着の章で触れた「運用で抜けを埋める」期間は、この支援の経験をもとにしています。

▷神奈川石油株式会社様の導入事例はこちら

freee導入をスムーズに進める手順とスケジュールのまとめ

freeeの導入をスムーズに進めるには、切り替え時期、旧ソフトとの並行の終え方、証憑と承認のルール、権限の割り当て、税理士との分担をまとめて計画することが大切です。

設定の完了ではなく、担当者以外でも同じように処理できる状態をゴールに置くことが、導入後に元のやり方へ戻らないためのポイントです。

自社だけで進めるのが難しい部分があれば、その部分だけを外部に任せる選択肢も検討してみてください。

freee導入の進め方に関するよくある質問