月20時間の経理作業を削減。属人化した業務を外部のプロが整理し、副代表がコア業務に集中できる体制へ

課題——6年間属人化していた経理と、副代表への権限集中

タクシタを導入する前、どのような課題を抱えていましたか？

伊藤様：最も課題だと感じていたことは、創業時からバックオフィスを私一人が対応し続けてきていることによる属人化と権限の集中です。

組織が10名を超えたあたりから、請求書の発行や入金確認といった業務量が増大し、月末になると、対応者が私一人しかいないので、コア業務に充てる時間が大きく割かれる構造になっていました。

また、属人的かつ、業務量の増加が要因で、次第にミスが発生するようになり、日常業務の正確性についても課題を感じるようになりました。

属人化の状況について、もう少し詳しく教えてください。

伊藤様：業務フローや経理処理の不透明化や業務効率化が属人化によって起きていた課題です。

6年間も一人で対応していると、独自に組み上げた業務フローや経理処理の方法などができますし、DXツールにおいてもナレッジのアップデートできていなかったことで、効率化が図られることがありませんでした。

また、健全化のために外部に引き継ぐにしても、どのように業務の切り出しを行い、どのようにお願いをすればいいのかもわからず属人化の状況が続いていました。

社内に経理担当者を採用するという選択肢はなかったのですか？

伊藤様：今回のタイミングでは、あえて選択しませんでした。

弊社は20名規模で全員が同じ業務をしているという組織文化があり、

バックオフィス専任の担当者が入ることで、組織内にハレーションが起きることを避けたかったという理由があります。

また、私がお金の管理を全部握り続けることは、組織の健全化という観点からも明確な課題だったので、第三者の選択肢を入れる必要性は感じていました。

導入の経緯——「即レス文化」との親和性が決め手

タクシタを知ったきっかけを教えてください。

伊藤様：もともと社内インフラとしてChatworkを使っていたこともあり、タクシタの存在は知っていました。

その上で、イベントでkubellの山本社長がタクシタについてお話しているのを聞き、自然と興味を持ちました。

他のBPOサービスも比較された中で、タクシタを選んだ決め手はなんでしたか？

伊藤様：Chatworkとのシームレスな連携が決め手です。

弊社内では「即レス文化」があります。

この文化に合わせてChatwork上でコミュニケーションができるBPOサービスであることや、シームレスなやり取りができれば、自分の作業が中断されないことを重視していました。

検討から導入までの期間は約1ヶ月でした。

解決策——外部のプロが属人化された業務を整理・アップデート

現在、タクシタに委託している業務内容を教えてください。

伊藤様：主に請求書の発行と入金確認を中心に給与支払い、そして年に1〜2回発生する海外送金なども対応していただいています。

6年間も属人化していた業務の引き継ぎはスムーズでしたか？

伊藤様：最も懸念していましたが、思った以上にスムーズに引き継ぎができました。

それは、タクシタのスタッフの方が弊社の業務フローや経理処理の方法などを把握していく過程で、より効率的な対応方法を提案してくれたためです。

自分が独自に組み上げた業務フローを、外部の経理のプロが第三者目線でアップデートしてくれる感覚でした。

特に印象に残っているエピソードはありますか？

伊藤様：海外送金の対応です。

年に1〜2回しか発生しないこともあり、毎回ミスをしないよう入念にやり方を調べ直すところから始まるため、約1時間も時間がかかっていました。

そこでスタッフの方に相談をしたところ、「一緒にやりましょう」と作業を進めてくれた上に、マニュアルまで作成してくれました。

こうした積み重ねで、長年抱えてきた属人化が少しずつ解消されています。

また、専門知識を自分たちのレベルに落とし込んで話してくれること、そして寄り添った対応は大変助かっています。

いつも丁寧に対応してくれていて、特に複雑な業務のとき、その姿勢をより強く感じます。

導入効果——月20時間の削減と、コア業務への集中

タクシタ導入後、どのような成果が出ていますか？

伊藤様：月間で約20時間ほど削減できていると実感しています。

以前は月末になると、請求書の処理に何時間も使っていました。

今はその時間が削減され、営業活動や顧客提案、社内教育など、本来集中したい仕事に向き合えるようになっています。

同様の課題を抱える企業に向けて、一言いただけますか？

伊藤様：中小企業やベンチャー企業で、スピード感や既存ツールとの連携を重視する会社に非常にマッチすると思います。

長年自分でやってきた業務を外部のプロに任せることで、「実はこうした方が効率的だった」という気づきが得られることはメリットです。

また、経理業務の代行だけではなく、業務フローの改善についても伴走をしてくれる。そういう期待が持てるサービスです。

まずは試してみることをお勧めします。