マニュアルなしでも任せられた。約3,500名超の労務管理を裏側から支えるタクシタ労務

「この説明だけで大丈夫かな？」マニュアルのない状態からのスタート

まず、タクシタ労務導入前の課題についてお聞かせください。

實川様： 当時は全グループのアルバイト約3,000名、社員500名の給与計算を、別の担当者がほぼ1名で行っているような状況でした。私たちが所属する今の体制になる前でしたが、とにかく人数に対して担当者の人数が少なく、業務が回らなくなる可能性があるという強い危機感がありました。

実務を引き継がれた際、具体的にはどのようなお悩みがありましたか？

平山様： ちょうど勤怠システムを新しく変えようという時期で、3,000人近いアルバイトの有給計算などをExcelで管理していたんです。私たち2人で他の業務と並行しながらこれを完遂するのは、時間的に不可能だと感じていました。一時的に自社でアルバイトの方を雇用するという話も出ましたが、まずは外部の方にお願いできないかと考えたのがきっかけです。

中田様： 当時は社内のみで完結するフローだったため、外部の方へ共有するためのマニュアル整備までは手が回っていませんでした。
実務上は、いくつかのExcelシートを参照しながら進める形をとっており、作業自体が極端に難しいわけではありません。ただ、社内独自の判断基準が多いため、いかにスムーズに外部へ引き継ぐかが課題でした。

アウトソーシングへの依頼に不安はありませんでしたか？

中田様： 「こちらの説明でちゃんと理解してもらえるのかな」という不安は正直ありました。実際に利用を開始する際、オンライン会議で画面を共有しながら、ほとんど口頭で業務フローをお伝えするだけの依頼だったので最初の会議を終えた後は、期待と不安が入り混じっていました。

「理解の速さ」と、機械にはできない「人の目」によるチェック

そんな手探りのスタートだったとのことですが、実際に運用が始まってからの感触はいかがでしたか？

中田様： 依頼開始後に驚いたのは、引き継ぎをしてすぐに「分かりました、こういうことですね」と的確に理解して実際に業務も正確に行なっていただけたところです。普段は顔が見えないオンラインでのやり取りですが、疑問があればすぐにチャットで質問をくださるので、依頼前の不安はすぐに安心感に変わりました。

平山様： 私たちがもともと行なっていた複雑な計算やイレギュラーな対応も、丁寧に進めてくださっています。最近では弊社のシステムの仕様まで深く理解してくださっているので、安心してお任せできています。

ご利用いただく中で、印象にのこったエピソードがあればお聞かせください。

實川様：私が担当になってから、社内のリソース不足もあり、どうしても細かいデータの最終確認を一人で抱え込みがちな状況がありました。
ある時、他部署でまとめたデータを連携した際にアシスタントの方から『先月と数字が変わっていませんが、大丈夫ですか？』と即座にフィードバックをいただいたんです。改めて確認すると、誤って前月のデータを送ってしまっていました。
社内だけでは物理的に難しかった”ダブルチェック”を、タクシタさんがパートナーとして担ってくれている。機械的な処理ではなく、人がちゃんと見てくれているからこそ、非常に心強く、本当に助かりました。

120時間を託して「コア業務」に専念できる体制へ

現在は月に120時間ほど活用いただいていますが、導入いただいてどのような点で良かったと感じていただけていますか？

平山様： 導入以前、リソース不足により「変えたいことを変えられない状況」が続いていたのが一番の悩みだったと思います。目の前の業務をこなすだけで精一杯で、ずっと「課題がある」という認識だけで止まっていました。タクシタ労務を導入したことで、ようやく整理したかったことに少しずつ手がつけられるようになりました。
また、自分たちが別の業務をしている間にも「依頼した業務を進めてくれている」という安心感は、人員が限られている私たちにとって何物にも代えがたいですね。

今後の展望と、導入を迷っている方へのメッセージ

今後、タクシタ労務に期待することや、依頼してみたい業務はありますか？

中田様： 店舗が新規オープンする際は夜間に雇用契約が結ばれることも多いので、そういったタイミングでよりフレキシブルに連携できれば、現場のスタッフもさらに助かるなと思っています。

實川様： 今はアルバイト中心ですが、こちらの体制が整えば社員側の業務にも広げていきたいですね。ゆくゆくは業務フロー自体を整理してもらい、標準化したものをまた自社に戻すような、体制づくりのパートナーとしての役割も期待しています。

最後に、導入を検討されている方へメッセージをお願いします

中田様： とにかく人員が不足していて、日々の業務に追われている方にはぜひお勧めしたいです。

平山様： 「目の前の仕事で手いっぱいで、本当にやりたい改善に着手できない」と感じているなら、一度手元にある業務を任せてみることで新しい一歩が踏み出せると思います。

實川様： 日本の企業はまだ「自前主義」が根強いですが、ノンコア業務を外に出して、コア業務に専念するという考え方は、特に中小企業をはじめとする多くの企業にとって大きなメリットになります。業務を外に出す過程で、自分たちの業務自体を整理・見直す良いきっかけにもなるはずです。

本日は貴重なお話をありがとうございました。今後も貴社の成長をバックオフィスから全力でサポートさせていただきます！