「もし導入していなかったら…」属人化からの脱却で見えた、会社の未来を照らす業務の“見える化”

「その人が辞めたら、会社の業務が止まる」。事業継続を揺るがす“見えないリスク”

まず、タクシタ導入前の課題について詳しくお聞かせいただけますか？

馬場様： 当時、社内のバックオフィス業務は一人の担当者が一手に担っていました。その働きには深く感謝しつつも、業務が属人化している状況には課題を感じていました。
そのような中、その担当者に退職の可能性が浮上したことで、「万が一退職した場合、バックオフィス業務が完全に停滞してしまうのではないか」という、漠然としながらも深刻な不安を抱えることになりました。

常にリスクと隣り合わせの状況だったのですね。そのような中で、事業に影響はありませんでしたか？

馬場様： 幸いにも事業運営に直接的な支障が出ていたわけではありません。しかし、業務が属人化している状況は、経営上のリスクであると認識していました。加えて、当社の事業規模だと専任の担当者を雇用することが難しい状況でもありました。こうした背景から、自社で雇用するのではなく、チームとして柔軟に業務を請け負ってくれる外部サービスの活用を模索していました。

決め手は「信頼」と、毎日使うツールで完結する「手軽さ」

タクシタを導入決定するまでにかかった期間はどれくらいだったのでしょうか？

馬場様： サービスを知ってから導入決定まで半年以上かかりました。弊社として初の外部委託ということで、慎重に検討を進めたためです。インターネットで様々なオンラインアシスタントサービスをリストアップし、時間をかけて比較検討しました。

半年間の比較検討の末、何が導入の決め手になったのですか？

馬場様： 最終的な決め手となったのは、普段から社内のコミュニケーションで当たり前に使っているビジネスチャットで全てのやり取りが完結するという点です。新しいツールを導入したり、複数のアプリを行き来したりする手間がないということが、大きな魅力だと感じました。

初めての外部委託となると、ご不安な点も多かったのではないでしょうか？

馬場様： いくつか不安に感じていた事項がありました。まず、長年一人の担当者に依存していた業務を円滑に代行サービスに移管できるかという点です。次に、サービス資料上で対応可能とされている業務について、実務レベルでどこまで委託可能かという点に不安がありました。これらの点については、導入の最終段階まで慎重に検討を重ねました。

コスト以上の価値は「会社の未来が見える」という体験

実際に導入されてみて、当時の不安は解消されましたか。また、現在どのようにご活用されているかお聞かせください。

馬場様： 今は不安は全くありません。実際、タクシタの導入により、業務の「見える化」が実現したことが最大の成果です。これまで不透明だった経理および労務に関するやり取りが、ビジネスチャット上でオープンに進められるようになったことで、会社のお金の流れを正確に把握できるようになりました。従業員からは、「会社の動きがリアルタイムで把握でき、将来独立する際の貴重な学びとなっています」といった好意的な意見も寄せられています。

業務の「見える化」以外にも感じていらっしゃる価値があると伺いましたが、どのような点に価値を感じていただいているのでしょうか？

馬場様： 業務代行の有効性を実感できたことです。これまでは、なんでも自社で完結しようとしていましたが、外部の専門的な能力やリソースを活用することで、時間短縮と業務効率化が格段に進むということを認識できました。今回の成功体験を機に、他の業務においても積極的に外部との連携を強化しようと考えています。

特に印象に残っているエピソードがあればお聞かせください。

馬場様： 専門知識をお持ちの方々が、チームでサポートしてくださる点には常に助けられています。特定の業務に対して質問をすると、迅速かつ的確なご回答をいただけます。また、「タクシタにお任せしておけば大丈夫だ」という絶対的な安心感は、何物にも代えがたい価値です。

経営者が本来向き合うべき仕事に、限りあるリソースを

今後、タクシタにさらに期待することはどんなことでしょうか？

馬場様： 今後は、日々の業務を正確に遂行していただくだけでなく、業務効率化に繋がる積極的なご提案をいただけると嬉しいです。具体的には、専門知識がない社員でも容易に理解できる業務フロー図の作成や、年間の支払い計画の可視化などの提案が欲しいです。将来的には、あらゆる業務を連携させ自動化する仕組みづくりまで、共に伴走していただけることを期待しています。

ありがとうございます。では最後に、業務の属人化やアウトソーシングの導入に悩んでいる経営者の方へメッセージをお願いします。

馬場様：業務の外部委託を検討されている皆様へ

「自分でやったほうが早いし、思い通りのものができる」そう考えるかもしれません。過去の私もそうでした。しかし、経営者の時間は有限です。専門的な知識や多大な労力が必要な業務は、信頼できるプロフェッショナルにお任せすることで自分の時間を創ることが出来ます。

本来やるべきことに集中できる時間を生み出し事業の未来を構想し、新たな戦略を練り、プライベートの時間を創造することで、ご自身のワークライフバランスがより豊かになることにも繋がります。
その選択が、ご自身のビジネスを次のステージへと導く鍵となると思っております。