業務代行がくれた時間は“自分へのご褒美” タクシタで実現した理想のクリニック運営とは

事務作業に追われ、失われていた自分の時間

タクシタを導入される前、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

萩原様： 業務が多岐にわたっていて、私自身もスタッフも業務過多になっていたのが一番の悩みでした。新しいことを始める余裕もなく、日々の業務をこなすだけで精一杯の状態でした。特に事務作業がどんどん溜まってしまっており、誰も手がつけられないような状況でした。私とスタッフで、事務作業を7：3くらいの割合で分担していたんですが、それでも追いつかなくなってしまっていました。

事務作業が滞ることで、具体的にはどのような影響が出ていましたか？

萩原様： 昼休憩が削られてしまったり、終わらない仕事を持ち帰ったり、残業が増えたりと、スタッフや私を含め大きな負担がかかってしまっていました。

私自身、診療が終わってからも事務作業のために夜遅くまでクリニックに残るか、自宅に仕事を持ち帰ってやるかの二択でした。しかし子どもがまだ小さいので、夜遅くまで残業はできない。そうなると、家で作業をするか、休日に仕事をするしかありませんでした。自分の時間も、家族との時間も満足に確保できない状況でした。

信頼できる「チーム」が、依頼の決め手だった

そんな状況の中、どのようにしてタクシタを知っていただいたのでしょうか？

萩原様： 仲の良かった別のクリニックの先生が「事務代行サービス」を利用しているという話を聞いて、そんな便利なサービスがあるんだと知りました。いくつか調べているうちに、以前から利用していたChatworkさんのサービスにも事務代行があることを知って、問い合わせをさせていただいたのがきっかけです。

他のサービスもいくつか検討はしたのですが、最終的に、サービス内容とコストのバランスが一番良いと感じタクシタに依頼することを決めました。また、すでに院内でChatworkを使っていたので、使い慣れたツールでやり取りできるのも魅力的でしたね。

導入を決めるまで、どれくらい時間を要しましたか？また、その際に何か懸念された点はありましたか？

萩原様： 3〜4ヶ月くらいかかりました。やはり第三者に大切な事務を任せることへのハードルは感じていました。その点、タクシタさんは依頼内容によって専門のチームを組んでくれると聞いて、安心感があったことを覚えています。他のサービスだと、担当者が1人しかつかない場合もあると聞いていたので、その点でタクシタさんでは安心して依頼を決めることができました。

作業時間の削減よりも、大きな心理的安心感を手に入れた

実際に導入されてから、どのような業務を依頼されましたか？

萩原様： 最初は、院内の資料作成やマニュアル作成を手伝っていただいたり、タイムカードのチェックといった労務関連の業務をお願いしました。また、ちょうど勤怠管理を紙からクラウドシステムに切り替えるタイミングで、その設定をほとんどやってもらえたのは本当に助かりました。おかげでなかなか踏み切れなかったシステムへの移行作業もスムーズに行うことができました。その後、スタッフの業務負担を減らすため、スタッフが行っていた作業も依頼するようになりました。

タクシタをご利用いただく中で、どのような部分に価値を感じていただいていますか？

萩原様： 大きな価値を感じているのは、やはり心理的な安心感です。「この業務、いつやろう…」というプレッシャーから解放されたのが本当に大きいです。たとえば、タイムカードをチェックするにしても、それまでだったら都度私から「この時間で大丈夫？」と声をかけながら確認の作業をする必要がありました。

今では、スタッフとのやりとりを含めて集計の部分をまるごと対応いただいているので、自分が対応しなければ集計が進まないという不安は大きく解消することができています。

サービスをご利用いただいたことで、ご自身の生活やクリニック運営にどのような変化がありましたか？

萩原様： 一番の変化は、やはり自分の時間を取り戻せたことです。家族と過ごす時間が増えましたし、歯科医師としての勉強会に参加する時間も確保できるようになりました。さらに、新しい取り組みにも着手する余裕が生まれて、スタッフを巻き込みながら作業をタクシタに依頼する文化が生まれ始めています。

先日、労務管理システムへの移行を手伝っていただいた際も、担当の方に本当に細かくサポートをしていただきました。自分たちだけでは難しい作業だったので、専門家がチームでサポートしてくれることの心強さを改めて実感しました。

削減できた時間は「未来への投資」

今後のタクシタに期待することや、今後任せてみたい業務はありますか？

萩原様： 今後も労務や経理のサポートは継続してお願いしていきたいです。もし可能であれば、クリニック特有の業務を依頼できるようになるとありがたいなと思います。歯科用語や医療用語のニュアンスなど、専門的な部分は対面でないと難しい面もあるので、そこはうまく棲み分けをしながら、連携を深めることで実現できるのではないかと考えています。

最後に、タクシタの導入を検討している方へ、メッセージをお願いします。

萩原様： タクシタは、自分やチームの負担を減らすための「未来への投資」だと思います。特に経営者やリーダーの方は、日々の業務に追われて自分の時間がどんどんなくなっていくことに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

正直、削減できるのは月に数時間程度かもしれません。でも、その数時間が生まれたことで、自分の時間を取り戻せたり、家族と過ごしたり、新しいスキルを学んだりと「自分へのご褒美」へとすることができます。ぜひ一度、この価値を体験してみてはいかがでしょうか。