リクルーターの業務負荷を3分の1へ。採用オペレーションの外部委託で、スカウト・エージェント応募ともに前年比1.5倍を実現

課題——リクルーターがコア業務に集中できない構造的な問題

タクシタ導入前、採用チームが抱えていた課題を教えてください。

渡辺様：一言で言うと、リクルーターがやるべき仕事に時間を使えていない状態でした。

弊社が利用している採用管理システムでの運用上、応募からステータス管理まで手作業での対応が必須です。

年間100名・50ポジション超の採用を、エージェント・スカウト・リファラルなど多岐にわたるチャネルで並行して回しています。チャネルごとに対応手順が異なるため、オペレーション業務のパターンだけでも膨大な量になります。

これをリクルーター3名で按分していた結果、1人あたり月70〜80時間がオペレーション業務に費やされていました。

本来、リクルーターが集中すべきなのはエージェントへの丁寧なフィードバック、スカウトのPDCA、候補者一人ひとりへの深い向き合いといったコア業務です。

しかし業務過多の状態では、スカウトも優先度の高いポジションにしか送れず、有効応募を増やすためのPDCAもほとんど回せない。

採用活動の磨き込みが進まないという構造的な問題が続いていました。

導入の経緯——採用の専門知識の豊富さが決め手

タクシタへの委託を決めた理由を教えてください。

渡辺様：採用オペレーションの外部委託は以前から検討していましたが、「採用の専門知識がある人に任せられるか」という点が最大の懸念でした。

採用オペレーションは、採用管理システムの構造やチャネルごとの特性、書類選考の考え方など、この領域特有の知見がなければ対応できない業務が多くあります。

タクシタのオペレーションスタッフの方は採用に関する主要ツールを使った経験を持ち、採用業務への理解がある方が揃っているということが決め手でした。

解決策——約1ヶ月で実現した自律的な運用体制

導入後、どのように業務が立ち上がっていったのでしょうか？

渡辺様：当初は引き継ぎに3ヶ月程度かかると見込んでいましたが、約1ヶ月で自律的な運用体制を実現しました。

最大の要因はオペレーションスタッフの方の主体性です。

もともとファネルごとにバラバラに管理されていたマニュアルを、OJTの過程の中で一つに統合してくれました。

応募・書類選考・選考・内定のフェーズを一つのスプレッドシートに整理し、さらに何を毎日のルーチンとして実行するかまでまとめてくれました。

採用業務への理解があるオペレーションスタッフが、業務を整理しながら課題を発見し改善提案まで行ってくれた結果、約1ヶ月で自律的に回せる状態になったのだと思います。

導入効果——業務負荷の削減が採用成果に直結

導入後、どのような成果が出ましたか？

渡辺様：リクルーターのオペレーション業務負荷を約3分の1に削減できました。

単に業務が減っただけでなく、重要なポジションはリクルーターがコア業務として持つという判断・差配ができるようになったことも大きな変化です。

これまでは「こなすだけで精一杯」だったのが、「どこに時間を使うべきか」を選べるようになりました。

採用成果にも明確な変化が出ています。スカウト応募数とエージェント経由応募数がともに前年比約1.5倍になり、内定承諾率も向上しました。

オペレーションスタッフの方が業務を担ってくれたことで、リクルーターがエージェントへの丁寧な対話やスカウトのPDCAに集中できるようになった結果です。採用活動をさらに磨き込むための時間と余裕が生まれ、それが間接的に採用成果に反映されています。

タクシタの仕事ぶりと今後の期待

タクシタの仕事ぶりで印象に残っていることを教えてください。

渡辺様：「指示されたことをやる」だけでなく、「こうした方が良くなります」と自ら考えて提案してくれる姿勢です。

マニュアルの統合整備もそうですが、業務の中で「これはどういうことですか？」という質問も積極的に上がってきます。

疑問をそのままにせず、理解を深めようとする姿勢が、4〜5名のスタッフの方全員が同じレベル感で対応できる状態を作り上げていると感じています。組織の一員として、一緒に採用をつくっているという感覚があります。

最後に、導入を検討している方へ一言お願いします。

渡辺様：「外部に切り出すとナレッジが貯まらない」とよく言われます。担当者に業務が属人化して、何かあったときに何も残らない——そういう懸念もあると思います。でも、タクシタにはそれがありません。

なぜなら、オペレーションスタッフの方が業務をこなしながら自らマニュアルを整備・ドキュメント化し、そのナレッジが委託先の中で完結するのではなく、発注側の組織に残る形で作り続けてくれるからです。業務を受け取るだけでなく、仕組みごと整えてくれる。

実際、そのマニュアルは今もkubellの中で生き続けていて、社内のメンバーも使えるものになっています。

まずは試してみることを強くお勧めします。