「ニーズを的確に理解し、バックオフィス業務を円滑に支援するパートナー」が月約50時間の業務削減を実現した事例

突然の人手不足が、アウトソース検討のきっかけに

まず、タクシタ導入前の課題についてお聞かせください。

元島様： 労務総務を担当していた社員の退職をきっかけに、社内でやるべき業務と、外部委託が可能な業務を改めて整理する必要が生じ、バックオフィス業務を中心にアウトソースを検討し始めました。

少人数の組織で、そういったキーパーソンが抜けるというのは、かなり大きな影響があったのではないでしょうか？

元島様： 少人数の組織ではバックオフィスに十分な人員を配置することが難しく、労務総務の担当者が不在となると他のメンバーの業務量が増えることが想定されました。そのため、通常業務に影響が出ないよう、早急な対応が必要だと考えました。

業務への理解度と「共に走る」安心感が決め手

タクシタを検討するまでの流れをお教えください

元島様： 複数のアウトソーシングサービスを比較検討し、説明を受けたり、実際に利用している方から話を聞いたりして、その中でタクシタさんを知りました。打ち合わせを重ねることで、弊社が外部委託したい業務を明確化することができ、かつタクシタの対応可能範囲とのすり合わせをおこなうことができました。

特に「ここが決め手になった」というポイントはありましたか？

元島様：一つは、私たちのような業務内容が固まりきっていない小規模な組織への対応にも慣れていそうだと感じた点です。また、バックオフィス業務を全て外部に委託するとどうしてもブラックボックスになってしまう懸念がありましたが、タクシタさんは業務を適度に分担できるという点で、当社の体制に適していると感じました。

外部への業務委託が初めてとのことでしたが、導入時に何か懸念されたことはありましたか？

元島様：懸念はありました。これまでも士業の先生への専門業の業務委託は行っていましたが、労務総務業務などの社内との連携がより必要なプロセスを外部に委託するのは初めての取り組みだったので、正直うまく連携できるのか、あるいは本当に社内の工数削減につながるのかは未知数の部分が大きかったと考えています。

コスト以上の価値は「バーチャルチーム」という存在

実際にタクシタを導入されてから、どのように活用されていますか？具体的な成果があれば教えてください。

元島様： 主に毎月発生する定型業務、例えば証憑添付の確認や勤怠の確認、請求書の処理などを中心にお願いしています。これらを漏れなく対応いただけるようになったことで、社員の業務量だけでなく、心理的な負担も大幅に減りました。定量的な部分では、毎月約50時間の業務削減ができていますし、結果としてコスト削減にもつながっています。

ありがとうございます。 数字以上の価値として、特に助かっていると感じる点はどんなところでしょうか？

元島様：定型業務を繰り返す中で、当社の業務フローを理解した上で、より良くするための提案をしてくださる点が評価できます。その結果、業務遂行の精度が向上しました。また、依頼せずとも煩雑な業務をスプレッドシートに整理し、進捗状況を共有いただけるため、全体状況を把握しやすくなりました。

タクシタの方とのやり取りで、特に印象に残っているエピソードがあれば教えていただけますか？

元島様： コーポレートカード（クレジットカード）の証憑添付作業について、発生ベースで部分的に依頼していたところ、クルーの方から「こちらのカードも証憑を確認しなくていいでしょうか」と提案してくださいました。単に依頼された作業を実行するだけでなく、業務全体をどう効率的に進めるべきかを一緒に考えて進めてくれる、頼れるパートナーだと感じています。

一つひとつの作業はそこまで大きな時間を取るものではなかったのですが、こういった作業の積み重ねが実は時間を使っていたという気づきを改めて与えてくださり、メンバーの時間配分を見直したり、より効率的なプロセスを設計したりするきっかけにもなりました。

今後の展望と、導入を迷っている方へのメッセージ

今後、タクシタに期待することをお聞かせください。

元島様： やはり、末永くご支援いただけるとありがたいです。私たちの事業成長に合わせて、引き続き柔軟にサポートいただけると心強いです。

最後に、タクシタの導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

元島様： 会社の基盤となる多様なルーティン業務を委託する先として、適切な選択肢の一つだと思います。単なる委託先ではなく、パートナーとして連携することで、社内プロセスの改善や効率化につながる点も期待できます。