「人に頼らない。仕組みに頼る」――外注×簡素化でバックオフィスの作業を見える化

少数精鋭、仕組みで回す

まず、導入前の課題についてお聞かせください。

青山様： 昔から“人を増やすより仕組みで回す”という方針で、少数精鋭で経営している会社でした。しかし、管理する物件が増えると、契約・更新・解約の通知、入力、印刷、封入、投函のような事務業務が比例して増えている状況でした。そこに人の時間を割くのは違う、と社長からもずっと言われている中、当時は外注の具体的な選択肢がなく、当たり前にやっていた作業が本当に自社でやるべきことなのか？という問いがずっと残っていながら、業務をしている状況でした。

どのような理由で、業務代行の検討につながったのですか？

青山様： 事務は人によって速さが違うし、繁忙期と閑散期で業務密度も違います。内部の社員で業務を行うと、電話や来客、郵便対応が差し込まれて進みが止まってしまうこともありますし、更新通知ひとつ取っても、朝着手して夕方仕上げられる日もあれば、別の対応が入って3〜4日動かないこともあります。そんな自分たちで作業をすると“いつできるか読めない”部分を人を増やさず外注で一定化したいというのが導入を検討した理由の一つでした。

人を増やさない方針には、どのような背景があったのですか？

青山様： 人が入れば教育が必要で、それに伴うコストもかかります。誰がやっても成果が変わらない仕事は、仕組みで回し、外部にお任せした方が良いと考えました。逆に、経営や大家さんとの関係構築のような“社員でしかできない仕事”に社内の時間を振り向けたいと思っていました。属人性は極小に、というのが根底にある考えでした。

ツールよりも仕組みで解決

検討段階では他の解決策も見られましたか？

青山様： kintoneを活用した効率化を検討しました。業務の可視化は魅力なんですが、入力のための時間や専任が要るのがネックで、弊社の規模とフローには合いませんでした。汎用的なプラットフォームは機能が過多になりがちで、結局“打ち込む人”が必要になってしまいます。それなら、今の業務に寄り添って“やるべき最小の入力で終わる仕組み”を構築する方ががいいと判断しました。

タクシタを選んだ決め手はどこにありましたか？

青山様： 話の飲み込みがとにかく早かったことです。不動産管理は特殊な運用が多いんですが、こちらの事情をすっと咀嚼して提案に落としていただきました。事務代行を専業でやっていて、継続的に伴走してくれそうだと感じました。

導入時の不安はありましたか？

青山様： どこまで任せられて、月の時間を使い切れるのか、コスパ感は見えるのかという部分は不安でした。しかし始めてみると、更新通知のような定型作業は“朝お願いして、その日のうちに出来上がる”ようなオペレーションを実現することができ、内部だと数日延びてしまうこともあった作業の流れが読めるようになりました。この変化は大きかったと感じていますし、最初の不安も今は感じていません。

オンライン化で最短経路を実現

導入後の活用状況を教えてください。

青山様： 今は月10時間前後の定型事務をまとめてお願いしています。請求や通知は、SMS一斉配信のプラットフォームと郵便局のWebレターをタクシタさんに直接使ってもらう形です。紙での郵送依頼や封入はオンラインに置き換わり、住所録はCSVで、本文はPDF化して投入してもらっています。Excelのレントロールや請求テンプレートもタクシタさんに関数で組み直してもらい、最短で出力できる形になりました。

利用いただく中で、実感いただいている価値はありますか？

青山様： “時間が読める”ことですね。更新通知を毎月きちんと出せるし、遅延によるクレームも減っています。社内は来客・電話・急なトラブルでどうしても中断してしまうこともあります。外部にお任せすれば、そこだけに集中して最短でやって頂けます。また、パソコン周りが得意じゃない自分たちでも、関数で組まれた雛形に必要な数値を入れれば済む形に整えていただけているのは大変助かっています。

特に印象的なエピソードがあれば教えてください。

青山様： いつも“無理”から入らず、一緒に“最短ルート”を探してくれることです。やり方次第で5時間かかるものを、関数や流れの見直しで一気に短縮していただけます。単なる時間の切り売りではなく、どうすれば早く終わるかを毎回セットで考えていただけるのは、担当の皆さんスタンスのおかげで、そこが一番ありがたいところですね。

定型は仕組み化、自分たちはコア業務へ

今後、タクシタに求めることはありますか？

青山様： BtoCのコミュニケーションには限界がありますが、BtoBの領域では広げられる余地があると思っています。例えば退去立会いの日時調整を、リフォーム業者さんとの間に入って行っていただきたいです。そうすれば、受付から完了まで、最初と最終チェック以外は全てタクシタさんにお任せできるようになると思います。

最後に、導入を検討している方へメッセージを。

青山様： ぜひ“仕組みから真似する”発想で考えてみてください。例えば更新通知を出す、入金で更新合意とみなす、必要なら証明書を発行する――これだけで書面への依存を減らすことができます。そうした環境を元に業務代行を活用することで、時間は読めるし、社内は“社員でしかできない仕事”に集中できます。定型業務が多い同業のみなさまにこそ、ぜひ一度試してみていただきたいサービスです。